331.8 - Коригувальні та несприятливі дії; Процедура розгляду скарг; і процес вирішення проблем

МЕТА:   Ця Політика призначена для того, щоб забезпечити засоби для розгляду та вирішення проблем, що виникають через продуктивність або поведінку співробітників.

ОБЛАСТЬ:   Ця Політика та Процедура поширюються на всіх працівників (посилання C) округу Ларімер і працівників офісу окружного прокурора, Восьмий судовий округ, за винятком працівників офісу шерифа округу Ларімер.

ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ:   Керівник відділу кадрів керує цією Політикою.

ОСОБЛИВІ ВИМОГИ:  ніхто

РОЗДІЛ РЕВІЗІЇ (Значні зміни порівняно з попередньою політикою):

• Розділ IV.A (додано)
• Розділ IV.B (видалено)
• Розділ IV.D (видалено)
• Розділ VI.C (видалено)

ПОЛІТИКА ТА ПРОЦЕДУРА:

I. ЗАГАЛЬНА ПОЛІТИКА:

У цій Політиці та Порядку передбачені засоби для розгляду та вирішення проблем, що виникають у зв’язку з роботою або поведінкою співробітників. Процеси та дисциплінарні заходи (коригувальні дії, несприятливі дії) є непрогресивними та можуть бути реалізовані на основі передбачуваного впливу на бізнес-одиницю та можуть включати такі міркування, як діапазон, серйозність, природа, частота, ризик, ефект, або громадське сприйняття продуктивності чи поведінки.

II. УМОВИ:

Особа, що приймає рішення: як використовується в цій політиці та процедурі, «особа, що приймає рішення» стосується обраної посадової особи, директора зони обслуговування або керівника відділу, який приймає остаточне рішення щодо несприятливих дій.

III. СТАТУС ПРАЦІВНИКА:

A. Тимчасові працівники: тимчасові працівники залишаються на роботі за взаємною згодою працівника та округу. Працівник або Округ може припинити трудові відносини за власним бажанням, з причиною або без неї в будь-який час і без дотримання будь-якого процесу вирішення проблем, покращення продуктивності чи несприятливих дій. Департаменти або офіси повинні проконсультуватися з генеральним спеціалістом відділу кадрів перед звільненням.

B. Штатні та обмежені терміни роботи (посилання B):

1. Випробувальний термін: працівники проходять випробувальний термін відповідно до політики округу (посилання A). Під час випробувального терміну працівники залишаються на роботі за взаємною згодою працівника та округу. Працівник або Округ може припинити трудові відносини за власним бажанням, з причиною або без неї в будь-який час і без будь-якого процесу вирішення проблем, покращення продуктивності чи несприятливих дій чи скарг. Округ може в односторонньому порядку продовжити випробувальний термін працівника. У разі продовження випробувального терміну працівник залишається на випробувальному терміні до дати, зазначеної в письмовій формі особою, яка приймає рішення.

2. Після випробувального терміну: як тільки працівник успішно завершить випробувальний термін, округ не може припинити трудові відносини без причини.

C. Призначені посадові особи: працівники на призначених посадах, як визначено в політиці округу, залишаються на роботі за взаємною згодою працівника та округу (посилання A і D). Призначена посадова особа або Округ може припинити трудові відносини за власним бажанням, з причиною або без неї в будь-який час і без дотримання будь-якого процесу вирішення проблем, покращення продуктивності чи несприятливих дій.

D. Виборні посадові особи: Виборні посадові особи обираються громадянами округу Ларімер і на них не поширюється ця політика.

IV.    ПРОЦЕСИ:

Керівники відповідають за управління роботою та поведінкою своїх працівників. Якщо виникають проблеми з продуктивністю або поведінкою, керівники повинні вжити негайних заходів для вирішення ситуації. Наступні процеси можуть бути використані для оцінки ефективності або поведінки.

A. Оцінки продуктивності використовуються для визначення та обговорення ефективності, включаючи рейтинги, які відповідають поточній продуктивності. Оцінювання ефективності проводиться наприкінці випробувального терміну та на щорічній основі.

B. Коригувальні дії вживаються, щоб допомогти працівникам виправити продуктивність роботи та покращити поведінку, яка не відповідає очікуванням і стандартам, встановленим округом Ларімер. Коригувальні дії не призводять до втрати або зниження зарплати чи посади працівника. Характер, потреба та кількість Коригувальних дій можуть розглядатися як фактор для застосування несприятливих дій.

C. Негативні дії — це серйозні дії щодо виконання роботи або поведінки, які не відповідають очікуванням і стандартам, встановленим округом Ларімер. Негативні дії включають тимчасове відсторонення без збереження заробітної плати, примусове пониження в посаді або звільнення. Побічні дії не потребують прогресування. Залежно від частоти або тяжкості ситуації може бути вжито несприятливий захід.

V.    ОСНОВА ДЛЯ КОРИГУВАЛЬНИХ АБО НЕБАЖНИХ ДІЙ:

Округ Ларімер очікує від усіх працівників поведінки, яка сприятливо позначається на службі округу. До працівників можуть бути застосовані виправні чи несприятливі заходи за виконання або неналежну поведінку, включаючи, але не обмежуючись, переліченими нижче.

А. Незадовільне виконання посадових обов'язків;

B. Навмисна чи необережна поведінка, яка загрожує безпеці чи благополуччю працівників або громадськості;

C. Недбале чи навмисне пошкодження чи розтрата майна чи ресурсів округу;

D. Відмова або невиконання політики чи процедури округу чи департаменту/офісу;

E. Відмова або невиконання законної інструкції, положення чи закону;

F. Неналежна поведінка по відношенню до працівників округу, громадськості чи інших осіб, які мають справу з округом, включаючи поведінку в неробочий час, що впливає на діяльність округу;

G. Володіння (окрім володіння, яке вимагається під час виконання службових обов’язків), вживання, зізнання в стані алкогольного сп’яніння чи контрольованих речовин, або позитивний результат тесту на алкоголь чи контрольовані речовини, або зловживання призначеними ліками під час перебування в статус роботи;

H. Неналежне використання відпустки, відсутність без уважних причин, незаявлена ​​відсутність, запізнення або прогул;

I. Засудження, визнання чи визнання провини nolo contendre (без конкурсу) до злочину, який впливає на виконання посадових обов’язків працівника або є конфліктом інтересів із роботою працівника;

J. Обґрунтоване переконання, що працівник вчинив або брав участь у дії, яка суперечить інтересам округу, включаючи, але не обмежуючись, кримінальне діяння;

K. Вимагання або отримання хабара під час роботи в окрузі;

L. Нецільове використання коштів або власності округу;

M. Зловживання або несанкціоноване розголошення офіційної чи конфіденційної інформації;

N. Залякування, переслідування та/або дискримінація;

O. Фальсифікація або введення в оману, пов’язане або пов’язане з бізнесом чи інтересами округу;

P. Нездатність отримати або підтримувати необхідну ліцензію, сертифікат або кваліфікацію;

З. Обґрунтоване переконання, що працівник займався законною діяльністю поза межами Округу в неробочий час, де ця діяльність є конфліктом інтересів або виглядає як конфлікт інтересів із роботою працівника або пов’язана з добросовісною кваліфікацією .

VI. ОЧІКУВАННЯ ПРОДУКТИВНОСТІ (Коригувальні дії):

A. Встановлення очікуваних показників ефективності — це навмисний підхід до надання допомоги працівникові покращити його результативність або поведінку. ​​​​​Це може включати словесне та/або письмово коучинг, розповідь про оцінку ефективності та/або коригувальні дії.

B. Керівники проконсультуються з генеральним спеціалістом відділу людських ресурсів, перш ніж видавати будь-яку оцінку продуктивності нижче очікуваної або Коригувальні дії для працівника.

VII.     ВИРІШЕННЯ ПРОБЛЕМ:

A. Неформальне вирішення проблем:

1. Якщо у працівника є питання, занепокоєння чи заперечення щодо питання, пов’язаного з роботою, працівнику рекомендується негайно обговорити це питання зі своїм безпосереднім керівником. За потреби працівник може проконсультуватися з генеральним спеціалістом відділу кадрів.

2. Керівник вислухає занепокоєння працівника та відповідним чином відреагує. За потреби керівник консультуватиметься з генеральним спеціалістом відділу кадрів.

3. Якщо цей неформальний процес не вирішує проблему, працівник має право подати офіційний запит на вирішення проблеми.

B. Офіційний запит на вирішення проблеми:

1. Офіційний запит на вирішення проблеми буде подано в письмовій формі Особі, яка приймає рішення, або призначеній особі. Спеціальна форма не потрібна.

2. Офіційний запит на вирішення проблеми повинен:

a. ідентифікувати як офіційний запит на вирішення проблеми;
b. ідентифікувати працівника, який запитує;
в. конкретно опишіть проблему чи занепокоєння; і
d. вказати запитуваний засіб правового захисту.

3. Офіційний запит на вирішення проблеми має бути подано протягом тридцяти календарних днів з моменту дії чи рішення, які призвели до запиту на вирішення проблеми, або незадовільного вирішення неофіційного процесу.

4. Особа, яка приймає рішення, або уповноважена особа проконсультується та надасть копію офіційного запиту на вирішення проблеми директору з кадрів або уповноваженій особі.

5. Особа, яка приймає рішення, або уповноважена особа зустрінеться з працівником, щоб обговорити офіційний запит на вирішення проблеми. Ця зустріч відбудеться протягом десяти робочих днів з моменту отримання офіційного запиту на вирішення проблеми, якщо продовження не буде схвалено директором з кадрів або уповноваженою особою. Метою цієї зустрічі є те, щоб особа, яка приймає рішення, або уповноважена особа вислухала та зібрала інформацію від працівника щодо питань, порушених в офіційному запиті на вирішення проблеми.

6. Особа, яка приймає рішення, або уповноважена особа надасть письмове рішення працівнику протягом десяти робочих днів після зустрічі з офіційним запитом на вирішення проблеми. Директор відділу кадрів або уповноважена особа має затвердити письмове рішення перед тим, як воно буде надано працівнику. Особа, яка приймає рішення, або уповноважена особа має зустрітися з працівником, щоб обговорити письмове рішення.

7. Рішення особи, яка приймає рішення, або уповноваженої особи щодо офіційного запиту на вирішення проблеми є остаточним.

VIII. ПОБІЧНІ ДІЇ:

A. Типи побічних дій:

1. відсторонення від роботи: тимчасове переведення працівника на безоплатну, невиконувану роботу;

2. мимовільне пониження в посаді: мимовільне влаштування працівника на роботу з нижчим розрядом та/або ставкою оплати з дисциплінарних причин; або

3. звільнення: вимушене звільнення працівника зі служби округу.

B. Керівник, який розглядає несприятливі дії, повинен підготувати письмове попереднє несприятливе повідомлення:

1. ідентифікація працівника;

2. продуктивність або поведінка, які є основою для можливої ​​несприятливої ​​дії, включаючи відповідні дати, порушення політики та будь-які необхідні пояснення впливу на бізнес; і

3. час і місце обов’язкової зустрічі між особою, яка приймає рішення, відділом кадрів і працівником.

C. Попереднє несприятливе повідомлення буде розглянуто директором відділу кадрів або уповноваженою особою та офісом прокурора округу до того, як воно буде видано працівнику.

D. Попереднє несприятливе повідомлення має бути надіслано працівнику у спосіб, який дозволить належним чином забезпечити та підтвердити отримання працівником.

E. Особа, яка приймає рішення, або уповноважена особа може відправити працівника в оплачувану відпустку до прийняття остаточного рішення.

F. На зустрічі перед несприятливими діями працівник матиме можливість відповісти на питання, викладені в попередньому несприятливому повідомленні. Директор відділу кадрів або уповноважена особа буде сприяти зустрічі та записувати її.

G. За рахунок працівника, працівник може мати адвоката на цій зустрічі. Якщо працівник має бути представлений адвокатом, він повинен повідомити директора відділу кадрів або уповноважену особу протягом часу, зазначеного в письмовому попередньому повідомленні про негативне повідомлення, що вони будуть представлені, щоб прокурор округу або уповноважена особа могли бути присутніми.

H. Після зустрічі особа, яка приймає рішення, розгляне інформацію, надану працівником, а також всю іншу інформацію, яку вважатиме доречною. Остаточне рішення особи, яка приймає рішення, Повідомлення про рішення, буде розглянуто директором відділу кадрів або уповноваженою особою, а також окружним прокурором або уповноваженою особою перед виданням працівнику.

I. Протягом розумного часу після зустрічі Особа, яка приймає рішення, надасть письмове Повідомлення про рішення щодо несприятливої ​​дії. Письмове повідомлення про рішення буде доставлено працівнику у спосіб, який дозволить належним чином забезпечити та підтвердити отримання працівником. Письмове повідомлення про рішення має містити наступне:

1. Заяву про підстави для дії, включно з результатами діяльності та/або поведінки, відповідними датами, порушеннями політики, будь-яким необхідним поясненням впливу на бізнес та будь-якими необхідними визначеннями довіри;
2. Заява дії, яку необхідно виконати;
3. Дата набрання чинності дій;
4. Заява про те, що працівник має право оскаржувати несприятливі дії, включаючи конкретне посилання на процедуру розгляду скарг округу, наведену нижче.
5. Копія цього полісу.

IX. СКАРГА:

A. Процедура розгляду скарг — це спосіб, за допомогою якого працівник може вимагати перегляду рішення щодо несприятливих дій особи, яка приймає рішення. Перегляд рішення включає в себе те, чи припустився Особа, яка приймає рішення, помилку при застосуванні політики округу, не застосував цю політику, не врахував відповідних доказів, вважав невідповідними докази та/або якщо Повідомлення про рішення не встановлює належним чином обґрунтування рішення.

B. Скарга має бути подана в письмовій формі директору відділу кадрів або його уповноваженій особі, генеральному спеціалісту відділу кадрів та особі, яка приймає рішення.

1. У скарзі має бути чітко зазначено:

a. підстави, на яких працівник заперечує проти рішення про несприятливі дії, включають:

     i. Помилка або збій застосування політики t застосовувати політику в процесі несприятливих заходів або процесі прийняття рішень.
    ii. Відповідні докази або інформація, які не були враховані в процесі прийняття рішення.
   iii. Нерелевантні докази або інформація, які враховувалися в процесі прийняття рішення.
   iv. Повідомлення про рішення не містить належного обґрунтування рішення.

b. запитувана резолюція працівника.

2. Термін подання:

a. Скаргу необхідно подати протягом семи (7) днів після отримання працівником письмового рішення. Якщо працівник не подає скаргу протягом цього терміну, скарга вважатиметься несвоєчасною та добровільною відмовою працівника від прав на скаргу. Подання скарги не призведе до затримки та іншим чином не вплине на дату набрання чинності Побічною дією.
b. Несвоєчасне подання скарги може бути скасовано за висновком директора з кадрів, якщо є докази непередбаченої події, неминучої перешкоди чи випадковості, які завадили своєчасному поданні скарги.

3. Процедура:

a. Директор відділу кадрів або уповноважена особа розгляне скаргу та будь-яку додаткову інформацію, доступну директору відділу кадрів, необхідну для визначення того, чи було рішення засноване на помилці чи не підтверджено доказами, зокрема відповідно до Розділу IX (A). І працівник, і особа, яка приймає рішення, повинні брати участь у цьому процесі, включаючи, але не обмежуючись, надання додаткової інформації, відповіді на запитання та спілкування з директором відділу кадрів.
b. Директор відділу кадрів або уповноважена особа видасть письмове рішення протягом розумного періоду часу. У письмовому рішенні розглядатимуться питання, порушені в скарзі, зосереджені на діяльності та/або поведінці, зазначеній у попередніх несприятливих діях і повідомленні про рішення.

1. Якщо рішення полягає в тому, щоб скасувати або змінити дії особи, що приймає рішення, у рішенні будуть описані всі дії, які необхідно виконати для вирішення скарги.
2. За жодних обставин директор відділу кадрів або його уповноважена особа не має права застосовувати більш суворі дії, ніж ті, що застосовуються особою, яка приймає рішення.
3. Якщо рішення підтверджує дії особи, яка приймає рішення, у рішенні працівник повинен бути повідомлений про те, що рішення є остаточним.

_______________________________________

Джоді Шеддак-Макнеллі
Голова ради повітових комісарів
(Схвалено BOCC – Порядок денний погодження – 11)
(Підпис на оригіналі, поданому в діловодстві)

Поширення:
Усі окружні відділи та виборні посадові особи
Інструкція з SOP з управління записами (оригінал)

CK/jw

ДАТА: 14 листопада 2023 року

ПЕРІОД ДІЇ: До заміни

ГРАФІК ПЕРЕГЛЯДУ: Кожного року в листопаді або за потреби

СКАСУВАННЯ: Політика та процедура кадрових ресурсів 331.8G; 16 травня 2023 р

КОРПУС(И): немає

ПОСИЛАННЯ(І):

A. Політика та порядок роботи з кадрами, 331.4, Умови найму
B. Політика та порядок роботи з кадрами, 331.2, Наймання, подання заяв і наймання, Розділ VII, Працівник з обмеженим терміном
C. Посібник з керівної політики: Політика 3.2 – Поводження з персоналом
D. Призначені посадові особи, додаток A