331.7.03 - Реструктуризація робочої сили: реорганізація, скорочення годин, відпустка, звільнення та зміни роботи

МЕТА: Встановити послідовну та визначену політику змін у робочій силі округу (посилання A). Особа, яка приймає рішення, має можливість зробити одну або декілька з таких дій: реорганізація, скорочення годин, відпустка, звільнення або зміна роботи.

ОБЛАСТЬ: Ця Політика та Процедура поширюються на всіх працівників округу Ларімер та працівників Офісу окружного прокурора Восьмого судового округу, за винятком працівників офісу шерифа округу Ларімер.

ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ: Керівник відділу кадрів керує цією Політикою.

РОЗДІЛ РЕВІЗІЇ (Значні зміни порівняно з попередньою політикою):

• Посилання C (був P15A, Кадрова політика Шерифа; видалено)
• Посилання D (доданий)
• Розділ І, А
• Розділ ІІІ, А
• Розділ IV, А
• Розділ V, Б, 2
• Розділ VII, 1
• Розділ VIII, Б, 2, а
• Розділ VIII, C (доданий)
• Розділ IX, B, 4 (видалено)

ПОЛІТИКА ТА ПРОЦЕДУРА:

I. ПРОЦЕДУРА:

A. Якщо особа, яка приймає рішення, вважає за доцільне остаточно скоротити робочі години, провести відпустку чи звільнити або змінити роботу в рамках реорганізації, вона повинна подати бізнес-план генеральному спеціалісту відділу кадрів. Особа, яка приймає рішення, повинна зв’язатися зі своїм призначеним генеральним спеціалістом з кадрів, щоб отримати найновіший шаблон бізнес-плану та вказівки щодо його заповнення. Бізнес-план має бути затверджений директором відділу кадрів або уповноваженою особою після перегляду генеральним спеціалістом відділу кадрів.

B. Відділ кадрів співпрацюватиме з особою, яка приймає рішення, щоб забезпечити дотримання політики округу та відповідних законів, а також надаватиме підтримку особі та будь-яким працівникам, яких це стосується.

C. Співробітники, звільнені внаслідок цієї Політики, не мають права на відкликання. Співробітники, які звільнилися, можуть подати заявку на роботу, коли вакансії будуть розміщені.

II. РЕОРГАНІЗАЦІЯ:

Зміни в організаційній структурі або зміни посади, які впливають на кількох співробітників.

III. ЗКОРОЧЕННЯ ГОДИНИ:

A. Працівники можуть добровільно погодитися на постійне скорочення робочого часу в рамках реструктуризації робочої сили. Ці запити будуть розглянуті особою, яка приймає рішення. Особа, яка приймає рішення, прийме остаточне рішення щодо того, робочий час яких працівників буде остаточно скорочено.

B. Постійне скорочення робочого часу працівника може призвести до змін у нарахуванні відпустки та страхових внесків відповідного працівника.

IV. ВІДПУСТКА:

A. Тимчасова відпустка з роботи, яка не оплачується протягом встановленого періоду часу.

1.  Вимушена відпустка – це коли особа, яка приймає рішення, визначає, яким працівникам потрібно буде взяти неоплачувану відпустку з роботи, і може визначати, в який(-і) робочий день(-и) буде відпустка(-и).
2. Добровільна відпустка – це коли працівники можуть добровільно звільнитися у відпустку, і якщо так, то можуть вибрати день(и) відпустки за схваленням особи, яка приймає рішення.
3. Працівники, відібрані у відпустку, повинні підписати повідомлення про відпустку. Особа, яка приймає рішення, повинна запросити цей шаблон у спеціаліста з кадрів. Схвалений запит має надійти до відділу кадрів не пізніше ніж за день до початку періоду виплати заробітної плати, у якому відбудеться відпустка.

B. Вплив на пільги та нарахування відпусток:

1. Звільнені працівники продовжуватимуть отримувати пільги відповідно до Політики пільг. Звільнені працівники мають зв’язатися з працівниками відділу пільг із запитаннями щодо необхідних премій.

2. Працівники, які перебувають у відпустці, продовжуватимуть накопичувати відпустку, але їм не дозволяється використовувати залишки оплачуваної відпустки під час відпустки, за винятком випадків, коли це необхідно для покриття страхових премій.

a. Якщо звільнений працівник є звільненим, він або вона отримуватимуть оплату на погодинній основі протягом робочого тижня(ів) у відпустці.
b. Звільнені працівники не виконуватимуть роботу округу протягом періоду відпустки та не отримуватимуть заробітну плату протягом годин, коли вони перебувають у відпустці.

V. ЗВІЛЬНЕННЯ:

A. Звільнення працівника з роботи, яку було звільнено.

У разі необхідності звільнення одного або кількох працівників, звільнення відбувається в такому порядку:

1. Тимчасові працівники на визначених роботах;
2. Випробний термін Постійні працівники на визначених роботах;
3. Співробітники з обмеженим терміном роботи, найняті після 18 квітня 1990 року на визначені роботи;
4. Постійні працівники після випробувального терміну на визначених посадах у такому порядку:
   a. Працівники з найменш сприятливими показниками продуктивності. Усі оцінки продуктивності, коригувальні заходи та дисциплінарні заходи, винесені протягом п’яти років до запропонованої дати вступу в силу звільнення, повинні бути розглянуті при прийнятті цього рішення.
   b. Якщо оцінена продуктивність двох або більше співробітників вважається однаковою, працівника з найменшою кількістю років поточної поспіль служби в окрузі буде звільнено раніше працівника(ів) з більшим стажем. Періоди роботи в якості тимчасового працівника не зараховуються.
   в. Якщо ще є два або більше співробітників, які розглядаються щодо звільнення, особа, яка приймає рішення, звернеться за допомогою до генерального спеціаліста з кадрів.

B. Відпустка з оплатою:

1. Співробітники з обмеженим терміном роботи, найняті до 18 квітня 1990 року, і всі звільнені штатні працівники після випробувального терміну отримають можливість укласти юридичну угоду про звільнення (посилання C) з округом Ларімер, яка включатиме відпустку із збереженням заробітної плати.
2. Розмір адміністративної винагороди визначається тривалістю служби в окрузі, як зазначено нижче.
   a. Працівник, який має три поточні послідовні роки служби в окрузі або менше, отримає відпустку із збереженням заробітної плати протягом чотирьох тижнів після дати вступу в силу звільнення.
   b. Працівник, який має на даний момент більше трьох послідовних років служби в окрузі, отримає відпустку із збереженням заробітної плати протягом восьми тижнів після дати вступу в силу звільнення.
   в. Періоди роботи в якості тимчасового працівника не можуть бути зараховані при визначенні вислуги років.

VI. ПОВІДОМЛЕННЯ СПІВРОБІТНИКІВ:

Визначаючи, коли і про що повідомляти співробітникам, особа, яка приймає рішення, консультуватиметься з генеральним спеціалістом відділу кадрів.

Працівник, якого стосуватиметься скорочення робочого часу, відпустка або звільнення, отримає письмове повідомлення про це. Повідомлення міститиме заяву про те, що зробило дію необхідною. До письмового повідомлення буде додано копію цієї політики.

Якщо немає вагомої ділової причини, схваленої генеральним спеціалістом відділу кадрів для ненадання працівнику терміну попередження, працівник отримає письмове повідомлення щонайменше за п’ять робочих днів. На розсуд особи, яка приймає рішення, працівник може продовжувати працювати або може бути відправлений у відпустку із збереженням заробітної плати. Представник відділу кадрів може бути присутнім під час отримання відповідним працівником повідомлення.

VII. ПОВТОРНЕ ПРАЦЮВАННЯ ПІСЛЯ ЗВІЛЬНЕННЯ:

Якщо звільненого працівника знову приймають на роботу протягом одного року з моменту звільнення, застосовуються такі умови:

1.  нараховувати відпустку за тією ж нормою, що й працівник, нарахований відпустку на дату початку звільнення; 
2.  повністю завершені попередні роки служби можуть бути зараховані для цілей набуття прав, як це передбачено в документі про пенсійний план; і
3.  перезапустити на тому самому рівні внесків у Пенсійному плані округу до звільнення.

VIII. ЗМІНИ РОБОТИ:

A. Створення нового опису посади:

1. Особа, яка приймає рішення, або уповноважена особа має надати генеральному спеціалісту відділу кадрів проект посадової інструкції. Відділ кадрів може визначити, що поточна посадова інструкція підходить для цього запиту.

2. Відділ людських ресурсів розглядає проект посадової інструкції, аналізує порівняльну ринкову інформацію, визначає внутрішній капітал і призначає відповідний рівень оплати праці. Відділ людських ресурсів надасть остаточний опис посади особі, яка приймає рішення, або призначеній особі.

3. Усі нові робочі місця повинні бути затверджені директором з кадрів або особою, яка його уповноважує.

B. Перекласифікація наявної роботи:

1. Перекласифікація робіт здійснюється, коли відбуваються суттєві зміни в посадових обов’язках працівника. Посадові інструкції не мають на меті повністю висвітлити зміст конкретної роботи, а радше служать широким описом загального характеру та рівня роботи.

2. Рекласифікація існуючої роботи може бути ініційована шляхом подання анкети з описом посади (PDQ) (додаток 1) або письмового запиту, який розглядається та затверджується генеральним спеціалістом відділу кадрів. 

a. Запит на PDQ може починатися або від працівника, або від керівника, а потім подається на розгляд і підпис. Потім супервайзер перешле анкету особі, яка приймає рішення, або її призначеній особі для перегляду та підпису. Потім його надсилають на розгляд у відділ кадрів.

b. Рішення про рекласифікацію прийматиме генеральний спеціаліст відділу кадрів. Апеляція на остаточне рішення може бути подана в письмовій формі директору відділу кадрів і повинна містити обґрунтування. Апеляції щодо зміни класифікації розглядатимуться директором з кадрів або особою, яка його уповноважить, і їхнє рішення буде остаточним.

в. Співробітник не може бути рекласифікований протягом перших шести місяців, коли працівника прийнято на роботу, підвищили на цій посаді або перекласифікували на цю посаду. 

d. Схвалені рекласифікації можуть набути чинності не раніше ніж дата, коли заповнена Анкета опису посади (PDQ) була отримана відділом кадрів.

3. Працівники, чиї посади розглядаються для рекласифікації, не мають права на оплату поза титулом, якщо це не схвалено директором з кадрів або призначеною особою.

C.  Гнучко укомплектовані посади:

1. Посада вважається гнучко укомплектованою, якщо це зазначено в посадовій інструкції для посади вищого рівня (посилання D).

2. Коли працівник відповідає критеріям для просування, як зазначено в посадовій інструкції, і задовільно виконує обов’язки на посаді, працівника буде автоматично переведено на посаду наступного рівня.

3. Опис посади Анкети не потрібні для посад із гнучким укомплектуванням персоналу.

IX. ВАРІАНТИ ВИРІШЕННЯ ПРОБЛЕМИ:

A. Вимушені відпустки, реорганізації та скорочення годин:

Якщо працівник вважає, що мало місце порушення політики округу або вчинення незаконних дій, відповідний працівник повинен подати запит на вирішення проблеми, як зазначено в Політиці щодо кадрів і процедурі 331.8 (посилання B). Подання запиту на вирішення проблеми не відкладає дату(и) дії.

B. Звільнення:

1. Права на оскарження:

a. Працівник може подати апеляцію, якщо він вважає, що звільнення порушує політику округу або є незаконним, дотримуючись процедури, описаної нижче (Розділ IX, B, 2).
b. Незгода з визначенням особи, яка приймає рішення, щодо організаційних потреб та/або використання ресурсів не є підставою для апеляції.
в. Подання апеляції не відкладає набрання чинності звільненням.

2. Процедура оскарження:

a. Апеляція має бути подана в письмовій формі до директора з кадрів або уповноваженої особи, а копія має бути надіслана особі, яка приймає рішення, яка ініціювала звільнення.
b. Чітко вкажіть причину(-и) працівника вважати, що процедури, викладені в політиці округу, не було дотримано, або причину вважати, що звільнення відбулося з незаконних причин.
в. Опишіть рішення, яке працівник шукає через апеляцію.
d. Термін подання:

1) Апеляція повинна бути подана протягом п’яти робочих днів після отримання працівником повідомлення про звільнення. Якщо працівник не подав апеляцію протягом цього терміну, апеляція буде вважатися несвоєчасною та добровільною відмовою працівника від прав на апеляцію.
2) Несвоєчасне подання апеляції може бути скасовано, якщо директор відділу кадрів знайде поважну причину для продовження періоду часу.

3. Процедура:

a. Директор відділу кадрів або уповноважена особа перевірить наступне:

1. Письмове звернення працівника
2. Чи рішення особи, яка приймає рішення, було розумним і чи відповідало політиці.
3. У цьому процесі повинні брати участь як працівник, так і особа, яка приймає рішення.

b. Директор відділу кадрів або уповноважена особа видасть письмове рішення протягом розумного періоду часу. У письмовому рішенні будуть розглянуті всі питання, порушені в апеляції.

1. Якщо рішення полягає в тому, щоб скасувати або змінити рішення особи, що приймає рішення, у рішенні будуть описані всі дії, які має виконати особа, яка приймає рішення, щоб вирішити апеляцію.
2. Якщо рішення підтверджує рішення особи, яка приймає рішення, у рішенні працівник має бути проінформований про те, що рішення є остаточним.

____________________________
Джоді Шеддак-Макнеллі
Голова ради повітових комісарів
(Затверджено BCC - Порядок денний погодження - 07)
(Підпис на оригіналі, поданому в діловодство)

Поширення:
Усі окружні департаменти та виборні посадові особи
Інструкція з SOP з управління записами (оригінал)

CK/jw

ДАТА: 25 липня 2023 року

ПЕРІОД ДІЇ: До заміни

ГРАФІК ПЕРЕГЛЯДУ: кожні п’ять років у липні або за потреби

СКАСУВАННЯ: Політика та процедура кадрової роботи 331.7.03E; 1 листопада 2022 р

КОРПУС(И): 

1. Опис посади Анкета - LCHR-25

ПОСИЛАННЯ(І):

A. Посібник із керівної політики: Політика 3.2 – Поводження з персоналом
B. Політика та порядок роботи з кадрами 331.8 Коригувальні та несприятливі дії; Процедура розгляду скарг; і процес вирішення проблем
C. Політика та процедури щодо кадрів 331.4, розділ XVI, Звільнення з роботи в окрузі
D.  Гнучко укомплектовані посади