Ви працівник округу Ларімер? Перегляньте всі політики, які стосуються вас, у PowerDMS.
МЕТА: Ця Політика призначена для того, щоб забезпечити засоби для розгляду та вирішення проблем, що виникають через продуктивність або поведінку співробітників.
ОБЛАСТЬ: Ця політика поширюється на всі офіси, департаменти, співробітників та волонтерів (посилання 3) округу Ларімер та співробітників Офісу окружного прокурора Восьмого судового округу, за винятком співробітників Офісу шерифа округу Ларімер та заступників співробітників Офісу коронера округу Ларімер.
ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ: Керівник відділу кадрів керує цією Політикою.
ОСОБЛИВІ ВИМОГИ: ніхто
РОЗДІЛ РЕВІЗІЇ (Значні зміни порівняно з попередньою політикою):
- Посилання 5; Документ про санкції за порушення HIPAA
- Розділ V. А та Б
ПОЛІТИКА:
A. Ця Політика та процедура забезпечують засоби для вирішення проблем, що виникають у зв'язку з роботою або поведінкою працівників. Процеси та дисциплінарні заходи (коригувальні дії, негативні дії) є непрогресивними та можуть бути впроваджені на основі передбачуваного впливу на бізнес-підрозділ, а також можуть враховувати такі фактори, як діапазон, серйозність, характер, частота, ризик, вплив або сприйняття громадськістю проблеми з роботою або поведінкою.
A. Особа, яка приймає рішення, – це обрана посадова особа, керівник округу, помічник керівника округу, директор зони обслуговування або керівник відділу округу Ларімер, як визначено в чинній організаційній схемі округу. Особа, яка приймає рішення, може делегувати повноваження щодо несприятливих дій іншому співробітнику за схваленням директора з персоналу або призначеної ним особи.
A. Тимчасові працівники: Працівники на тимчасових посадах залишаються на роботі за власним бажанням за взаємною згодою працівника та Округу. Як працівник, так і Округ можуть розірвати трудові відносини за власним бажанням, з поясненням причини або без нього, у будь-який час та без дотримання будь-якої офіційної процедури вирішення проблем, коригувальних дій або несприятливих дій. Департаменти або управління повинні проконсультуватися з фахівцем з управління персоналом перед звільненням.
B. Постійні та строкові працівники (посилання 2):
1. Випробувальний термін: працівники проходять випробувальний термін відповідно до політики Округу (посилання 1). Протягом випробувального терміну працівники залишаються на роботі за взаємною згодою працівника та Округу. Як працівник, так і Округ можуть розірвати трудові відносини з поясненням причини або без нього в будь-який час та без дотримання будь-якої процедури вирішення проблем, коригувальних дій, несприятливих дій або розгляду скарг. Округ може в односторонньому порядку продовжити випробувальний термін працівника. Якщо випробувальний термін продовжено, працівник залишається у статусі випробувального терміну до дати, зазначеної письмово особою, яка приймає рішення.
2. Після випробувального терміну: Після завершення випробувального терміну працівник більше не працює за власним бажанням, і округ не може розірвати трудові відносини без причини.
C. Призначені посадові особи: Працівники на призначених посадах, як визначено в політиці округу, залишаються на роботі за взаємною згодою працівника та округу (посилання 1 та 4). Як Призначена посадова особа, так і округ можуть розірвати трудові відносини з поясненням причини або без нього в будь-який час та без дотримання будь-якої офіційної процедури вирішення проблем, вжиття коригувальних заходів або несприятливих дій.
D. Обрані посадові особи: Обрані посадові особи обираються виборцями округу Ларімер і не підпадають під дію цієї політики.
A. Керівники несуть відповідальність за управління ефективністю та поведінкою своїх співробітників. Коли виникають проблеми з ефективністю або поведінкою, керівники повинні вжити заходів для вирішення ситуації. Для вирішення проблем з ефективністю або поведінкою можуть бути використані такі процеси, у довільному порядку:
1. Коригувальні дії застосовуються для того, щоб допомогти працівникам виправити виконання роботи та покращити поведінку, яка не відповідає очікуванням та стандартам, встановленим округом Ларімер. Коригувальні дії не призводять до втрати або зниження заробітної плати чи розряду працівником. Характер, необхідність та кількість коригувальних дій можуть розглядатися як фактор при застосуванні несприятливих дій.
2. Негативними діями є відсторонення від роботи без збереження заробітної плати, примусове пониження у посаді або звільнення. Негативний захід може бути вжити залежно від частоти або серйозності ситуації.
B. Наступні процеси можуть бути ініційовані працівниками:
1. Вирішення проблем забезпечує неформальний та формальний механізм для обговорення питань, занепокоєнь або заперечень. Неформальний процес доступний для всіх співробітників; формальний процес доступний для штатних та тимчасових співробітників без випробувального терміну.
2. Скарга забезпечує процедуру розгляду несприятливих дій.
V. ОСНОВА ДЛЯ КОРИГУВАЛЬНИХ АБО НЕБАЖНИХ ДІЙ:
A. До працівників можуть бути вжиті коригувальні або несприятливі заходи за їхню ефективність або поведінку, включаючи, але не обмежуючись, перелічені нижче.
1. Незадовільне виконання посадових обов'язків;
2. Навмисна або необережна поведінка, що ставить під загрозу безпеку чи благополуччя працівників чи громадськості;
3. Недбале або навмисне пошкодження чи марнотратство майна чи ресурсів округу;
4. Відмова від виконання або невиконання вимог політики, процедури, інструкції, розпорядження, положення чи закону;
5. Неналежна поведінка щодо інших, включаючи поведінку у позаробочий час, яка впливає на діяльність округу;
6. Володіння (крім володіння, необхідного для виконання посадових обов'язків), вживання, визнання перебування під впливом алкоголю або контрольованих речовин, або позитивний результат тесту на алкоголь або контрольовані речовини, або зловживання призначеними ліками під час виконання робочих обов'язків;
7. Зловживання відпусткою, невиправдана відсутність, неявка на роботу без попередження, запізнення або прогули;
8. Засудження, визнання вини або заявлення вини nolo contendre (без конкурсу) до злочину, який впливає на виконання посадових обов’язків працівника або є конфліктом інтересів із роботою працівника;
9. Обґрунтована впевненість у тому, що працівник вчинив або причетний до дії, що суперечить інтересам округу, включаючи, але не обмежуючись, кримінальне діяння;
10. Вимагання або отримання хабарів під час виконання роботи в Окрузі;
11. Нецільове використання коштів, майна або ресурсів;
12. Неправомірне використання або несанкціоноване розголошення офіційної чи конфіденційної інформації;
13. Порушення або недотримання HIPAA (див. посилання 5);
14. Ндомагання та/або дискримінація;
15. Фальсифікація або перекручування інформації, що стосується бізнесу чи інтересів округу;
16. Нездатність отримати або підтримувати необхідну ліцензію, сертифікат чи кваліфікацію;
B. Обґрунтована впевненість у тому, що працівник займався законною діяльністю поза межами приміщення округу у неробочий час, якщо ця діяльність є конфліктом інтересів або виглядає як конфлікт інтересів з роботою працівника, або пов’язана з його добросовісною кваліфікацією.
VI. УПРАВЛІННЯ ПРОДУКТИВНІСТЮ:
A. Від керівників очікується постійне управління ефективністю роботи співробітників. Управління ефективністю може включати усний та/або письмовий коучинг, постановку цілей, індивідуальні зустрічі, розповіді про оцінку ефективності роботи або коригувальні дії.
B. Керівники проконсультуються з фахівцем з управління персоналом, перш ніж видати працівнику загальну оцінку роботи нижче стандарту або застосувати коригувальні заходи.
C. Якщо працівник не погоджується з оцінкою ефективності роботи або коригувальними діями, він може скористатися Процесом вирішення проблем.
A. Неформальне вирішення проблем:
1. ЯЯкщо у працівника є запитання, занепокоєння або заперечення щодо робочого питання, він повинен обговорити це питання зі своїм керівником. За потреби працівник може проконсультуватися з фахівцем з управління персоналом.
2. Керівник вислухає занепокоєння працівника та відповідним чином відреагує. За потреби керівник консультуватиметься з генеральним спеціалістом відділу кадрів.
3. Якщо цей неформальний процес не вирішить проблему, працівник може подати офіційний запит на вирішення проблеми.
B. Офіційний запит на вирішення проблеми:
1. Офіційний запит на вирішення проблеми має бути поданий у письмовій формі особі, яка приймає рішення, або призначеній особі. Спеціальна форма не потрібна.
2. Офіційний запит на вирішення проблеми повинен:
a. ідентифікувати як офіційний запит на вирішення проблеми;
b. конкретно опишіть проблему або занепокоєння; та
c. вказати засіб правового захисту, який запитується.
3. Офіційний запит на вирішення проблеми має бути подано протягом тридцяти календарних днів з моменту дії чи рішення, які призвели до запиту на вирішення проблеми, або незадовільного вирішення неофіційного процесу. Запити, подані після тридцяти календарних днів, можуть бути розглянуті на розсуд особи, яка приймає рішення.
4. Особа, яка приймає рішення, або призначена нею особа проконсультується з директором з персоналу або призначеною нею особою та надасть йому копію офіційного запиту на вирішення проблеми.
5. Особа, яка приймає рішення, або призначена нею особа зустрінеться зі співробітником для обговорення офіційного запиту на вирішення проблеми. Ця зустріч відбудеться протягом десяти робочих днів з моменту отримання офіційного запиту на вирішення проблеми, якщо директор з персоналу або призначена нею особа не схвалить продовження терміну. Мета цієї зустрічі полягає в тому, щоб особа, яка приймає рішення, або призначена нею особа зібрала інформацію від співробітника щодо питань, порушених у офіційному запиті на вирішення проблеми.
6. Особа, яка приймає рішення, або призначена нею особа надасть письмове рішення працівнику протягом десяти робочих днів з моменту зустрічі щодо офіційного запиту на вирішення проблеми. Директор з персоналу або призначена нею особа повинні затвердити письмове рішення, перш ніж його буде надано працівнику. Особа, яка приймає рішення, або призначена нею особа повинні зустрітися з працівником, щоб обговорити письмове рішення.
7. Рішення особи, яка приймає рішення, або уповноваженої особи щодо офіційного запиту на вирішення проблеми є остаточним.
A. Типи побічних дій:
1. Відсторонення від роботи: тимчасове переведення працівника у статус без оплати праці та без виконання обов'язків;
2. Примусове пониження у посаді: примусове переведення працівника на роботу з нижчим розрядом та/або ставкою оплати праці з дисциплінарних причин; або
3. Звільнення: Вимушене звільнення працівника зі служби в окрузі.
B. Керівник, який розглядає несприятливі дії, повинен підготувати письмове попереднє несприятливе повідомлення:
1. Ідентифікація працівника;
2. Дія та/або поведінка, які є основою для можливої несприятливої дії, включаючи відповідні дати, порушення політики та будь-які необхідні пояснення впливу на бізнес; і
3. Час і місце обов’язкової зустрічі між особою, яка приймає рішення, відділом кадрів і працівником.
C. Попереднє несприятливе повідомлення буде розглянуто директором відділу кадрів або уповноваженою особою та офісом прокурора округу до того, як воно буде видано працівнику.
D. Попереднє негативне повідомлення має бути доставлене працівнику керівником або призначеною ним особою у спосіб, який обґрунтовано забезпечить та підтвердить отримання працівником.
E. Особа, яка приймає рішення, або призначена нею особа може відправити працівника у оплачувану відпустку під час переднеприємного процесу.
F. Попередня зустріч щодо несприятливих дій – це можливість для працівника відповісти на питання, викладені в Попередньому повідомленні про несприятливі дії. Директор з персоналу або призначена ним особа сприятиме та записуватиме зустріч.
G. Якщо працівника має представляти адвокат за власний кошт, працівник повинен повідомити директора з кадрів або призначену ним особу протягом терміну, встановленого у Попередньому повідомленні про несприятливе ставлення, щоб окружний прокурор або призначена ним особа могли бути присутніми.
H. Після зустрічі Особа, що приймає рішення, розгляне всю відповідну інформацію. Протягом розумного часу після зустрічі Особа, що приймає рішення, надасть письмове Повідомлення про рішення щодо несприятливих дій. Письмове Повідомлення про рішення буде розглянуто Директором з персоналу або призначеною ним особою та Прокурором округу або призначеною ним особою, і буде доставлено працівнику у спосіб, який обґрунтовано забезпечить та підтвердить отримання працівником. Письмове Повідомлення про рішення повинно містити наступне:
1. Заяву про підстави для дії, включно з результатами діяльності та/або поведінки, відповідними датами, порушеннями політики, будь-яким необхідним поясненням впливу на бізнес та будь-якими необхідними визначеннями довіри;
2. Заява дії, яку необхідно виконати;
3. Дата набрання чинності дій;
4. Заява про те, що працівник має право оскаржувати несприятливі дії, включаючи конкретне посилання на процедуру розгляду скарг округу, наведену нижче.
5. Копія цього полісу.
A. Процедура розгляду скарг – це метод, за допомогою якого працівник може звернутися до перегляду рішення особи, яка приймає рішення, щодо несприятливих дій. Перегляд рішення включає в себе питання про те, чи допустила особа, яка приймає рішення, помилку у застосуванні політики округу, чи не застосувала цю політику, чи не врахувала відповідні докази, чи вважала докази недоречними, та/або чи Повідомлення про рішення належним чином не містить обґрунтування рішення.
B. Скаргу необхідно подати у письмовій формі директору з персоналу або призначеній ним особі та особі, яка приймає рішення.
1. У скарзі має бути чітко зазначено:
a. підстави, на яких працівник заперечує проти рішення про несприятливі дії, включають:
i. Помилка застосування політики або нездатність застосувати політику в процесі несприятливих заходів або процесі прийняття рішень.
ii. Відповідні докази або інформація, які не були враховані в процесі прийняття рішення.
iii. Нерелевантні докази або інформація, які враховувалися в процесі прийняття рішення.
iv. Повідомлення про рішення не містить належного обґрунтування рішення.
b. запитувана резолюція працівника.
2. Термін подання:
a. Скаргу необхідно подати протягом семи (7) днів після отримання працівником письмового рішення. Якщо працівник не подає скаргу протягом цього терміну, скарга вважатиметься несвоєчасною та добровільною відмовою працівника від прав на скаргу. Подання скарги не призведе до затримки та іншим чином не вплине на дату набрання чинності Побічною дією.
b. Несвоєчасне подання скарги може бути скасовано директором з персоналу або призначеною ним особою за рішенням, якщо є докази непередбачених обставин, які перешкодили своєчасному поданню скарги.
3. Процедура:
a. Директор з персоналу або призначена ним особа розгляне скаргу та будь-яку додаткову інформацію, доступну директору з персоналу або призначеній особі, необхідну для визначення того, чи було рішення прийнято на основі помилки, чи не підтверджується доказами. Як працівник, так і особа, яка приймає рішення, або призначена ним особа повинні брати участь у цьому процесі.
b. Директор з персоналу або призначена ним особа видасть письмове рішення протягом розумного періоду часу. У письмовому рішенні будуть розглянуті питання, порушені у скарзі, зосереджені на результатах діяльності та/або поведінці, що розглядалися в рамках процесу перед вжиттям несприятливих заходів та вжиття несприятливих заходів.
- Якщо рішення полягає в тому, щоб скасувати або змінити дії особи, що приймає рішення, у рішенні будуть описані всі дії, які необхідно виконати для вирішення скарги.
- За жодних обставин директор відділу кадрів або його уповноважена особа не має права застосовувати більш суворі дії, ніж ті, що застосовуються особою, яка приймає рішення.
- Якщо рішенням підтверджується рішення особи, яка приймає рішення, у письмовому рішенні працівнику має бути повідомлено, що це рішення є остаточним.
_______________________________________
Крістін Стівенс
Голова ради повітових комісарів
(Схвалено BOCC – Порядок денний погодження – 12)
(Підпис на оригіналі, поданому в діловодстві)
Поширення:
Усі окружні відділи та виборні посадові особи
Інструкція з SOP з управління записами (оригінал)
CK/vhd
ДАТА: 23 грудня 2025 року
ПЕРІОД ДІЇ: До заміни
ГРАФІК ПЕРЕГЛЯДУ: Щороку у грудні або за потреби
СКАСУВАННЯ: Політика та процедури управління персоналом: коригувальні та несприятливі дії; процедура розгляду скарг; та процес вирішення проблем; 24 вересня 2024 року
КОРПУС(И): немає
ПОСИЛАННЯ(І):
1. Політика та процедури управління персоналом, 331.4, Умови найму
2. Політика та порядок роботи з кадрами, 331.2, Наймання, подання заяв і наймання, Розділ VII, Працівник з обмеженим терміном
3. Керівний посібник з питань політики: Політика 3.2 – Поводження з персоналом
4. Призначені посадові особи, додаток A
5. Документ про санкції щодо порушення HIPAA
