Ціль 3: Еволюція діяльності

Ціль 3: уряд округу Ларімер готовий підтримувати майбутні потреби наших мешканців і відвідувачів у послугах.

  • МЕТА 1 | АЛЬТЕРНАТИВИ ДЛЯ РОБОЧОГО ПРОСТОРУ:  До червня 2019 року вивчити варіанти альтернативних методів забезпечення робочих приміщень для персоналу, щоб зменшити потреби в квадратних метрах майбутніх об’єктів округу та оптимізувати поточний простір об’єктів. До грудня 2019 року затвердити джерела фінансування та партнерства для об’єктів високого пріоритету, запланованих на перший 5-річний приріст Генерального плану об’єктів. До 2023 року прийняти план фінансування будь-яких об’єктів високого пріоритету, що залишилися в Генеральному плані об’єктів.
     
  • МЕТА 2 | ХАРАКТЕРИСТИКИ ПРАЦІВНИКІВ ОКРУГУ:  До червня 2019 року визначте три найважливіші відмінності, необхідні для робочої сили округу, щоб найкраще надавати послуги в найближчі десятиліття. Стратегії розширення поширеності цих характеристик серед працівників можуть включати 1) визначення та розвиток навичок; 2) планування наступності та заміщення; 3) розвиток лідерства; 4) стратегії утримання та залучення працівників. До кінця 2023 року збільшити принаймні на 10% відсоток працівників округу, які демонструють три критичні характеристики.
     
  • МЕТА 3 | ЕВОЛЮЦІЯ НАДАННЯ ПОСЛУГ:  До кінця 2022 року адаптувати метод надання послуг принаймні однієї послуги в кожній категорії послуг, щоб реагувати на демографічні тенденції та виміряти ефективність адаптації шляхом прямого опитування клієнтів. До кінця 2023 року покращити показники зручності надання послуг, зазначені в опитуванні, принаймні на 2% для кожної з послуг.
     
  • МЕТА 4 | СТРАТЕГІЯ ТА ПОЛІТИКА ДАНИХ:  До кінця 2020 року створити Політику щодо даних округу та Стратегію щодо даних округу (включно з планом впровадження та сталого розвитку), щоб: 1) керувати рішеннями та покращувати бізнес-результати; 2) підвищити ефективність, послідовність, якість і безпеку даних; 3) сприяти обміну даними між відділами. До кінця 2023 року завершіть принаймні два проекти з використанням і доопрацюванням цієї структури, щоб створити модель для всіх майбутніх проектів даних.
     
  • МЕТА 5 | ЕКОЛОГІЧНА ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ:  До кінця 2020 року оновити політику округу щодо відповідальності за навколишнє середовище, щоб 1) відображати сучасні наукові відкриття та методи, 2) збалансувати захист природних ресурсів із довгостроковими економічними міркуваннями та потребами громади. До кінця 2023 року розробіть план впровадження, щоб підвищити обізнаність персоналу про політику та допомогти департаментам із впровадженням.
Expand All Згорнути все

До червня 2019 року вивчити варіанти альтернативних методів забезпечення робочих приміщень для персоналу, щоб зменшити потреби в квадратних метрах майбутніх об’єктів округу та оптимізувати поточний простір об’єктів. До грудня 2019 року затвердити джерела фінансування та партнерства для об’єктів високого пріоритету, запланованих на перший 5-річний приріст Генерального плану об’єктів. До 2023 року прийняти план фінансування будь-яких об’єктів високого пріоритету, що залишилися в Генеральному плані об’єктів.

 

березня 2021

Керівник цілі Кен Купер і організатор цілі Бріджит Періс зустрілися з уповноваженими округу та менеджером округу під час робочої сесії 1 березня 2021 року. На цій робочій сесії ця мета була визначена як завершена та перейшла до поточної оперативної роботи для об'єктів. COVID створив реакцію на віддалену роботу, за своєю суттю зменшивши потребу у фізичному просторі в Окрузі. Капітальне вдосконалення завершується шляхом капітального вдосконалення. Кілька пріоритетних об'єктів були профінансовані на першу п'ятирічку плану. Продовжується робота з визначення пріоритетності об’єктів та встановлення відповідного фінансування.

жовтень 2020

Зосереджено увагу на віддаленій роботі зі скороченням орендованої площі в HS, новій політиці/програмі віддаленої роботи [сподіваємося, що буде введено в дію наприкінці листопада] та продовженні роботи з консультантом над приміщенням суду.

липень 2020

Оскільки пандемія триває, безперечно будуть позитивні результати з точки зору планування простору, і Округ очікує побачити загальне скорочення загальної кількості необхідних робочих станцій у найближчому та довгостроковому майбутньому. Ці очікувані зміни стануть надзвичайною підмогою, враховуючи дуже обмежені можливості округу фінансувати майбутнє капітальне будівництво. Наприклад, Human Services активно планує звільнити свої орендовані приміщення в кампусі Midpoint до кінця 2021 року. Деякі співробітники Support Services беруть участь у поточних дискусіях про те, як найкраще підтримувати робочі команди, коли департаменти та офіси надають послуги округу по-іншому. . Персонал установ переглядає варіанти меблів для домашнього офісу, щоб знайти правильний баланс між безпечним використанням персоналом округу, який повинен працювати віддалено, і доступністю меблів, які надає округ. Оскільки департаменти та офіси далі визначають, що кожен очікує щодо простору, члени команди 3.1 постійно інформуються та відновлять роботу, коли настане відповідний час.

квітень 2020

Уповноважені розглянули ряд варіантів проектів капітального будівництва на робочому засіданні 26 лютого 2020 року та підтримали кожен варіант. Вони також попросили детальніше вивчити, щоб знайти додаткові варіанти фінансування, і друге робоче засідання відбулося 25 березня 2020 року. Зараз персонал закладів продовжує роботу з розширенням на 21 мільйон доларів США до ASD/CommCorr, дослідження використання та оптимізації судових залів для Justice. Центр, а згодом додасть орендоване приміщення для потреб Human Services. 26 лютого та 25 березня було коротко обговорено необхідність ущільнення простору на об’єктах округу, зосередивши увагу на LCCO, і члени Комісії продовжують підтримувати ці стратегії. У презентації було включено небагато деталей щодо варіантів економії простору, але BoCC підтримав надання ряду способів ущільнення для кожного керівника департаменту. Ця стратегія, як уже планувала Команда 3.1, допоможе забезпечити гнучкість у прийнятті рішень кожним відділом.

2020 січня

На здатність округу розв’язувати пріоритетні проекти капітального будівництва в Генеральному плані об’єктів 2018 року значно вплинуло невдале підвищення податку з продажів у листопаді 2019 року. Однак уповноважені округу попросили все ж розглянути варіанти вирішення цих потреб за допомогою меню менших проектів параметри. Підприємства працюють із Stantec над скороченим оновленням Генерального плану, плануючи поділитися варіантами проектів з BoCC у лютому 2020 року. Крім того, фінансово-бюджетний відділ працює над пошуком будь-якого доступного фінансування, яке може підтримати список проектів зі зменшеним капіталом. Оновлення генерального плану також включатиме варіанти щодо скорочення офісних площ, які має розглянути округ, що підтримує ранню роботу, виконану командою Objective 1.

Фінальному Звіті , опублікованому у листопаді 2019 року

Кілька нещодавніх зустрічей були зосереджені на необхідності ширшого підходу до багатьох пов’язаних із цим питань. Це включає в себе можливість включити можливий план скорочення площі в найближче офіційне оновлення Генерального плану об’єктів 2018 року. План буде оновлено в 2020 році, і багато в чому залежатиме від результатів нового підвищення податку з продажів, які очікують голосування цього листопада. Ці результати стануть дуже корисною основою для того, наскільки глибоко Округ має піти у своїх вимогах і стратегіях зменшення площі. Після виборів буде оновлено робочий план із зазначенням багатьох компонентів і основних етапів, а також загальний графік того, що має відбутися.

Серпень 2019

Презентація була надана Лінді про стратегії відділів щодо перегляду простору. Перегляд та оновлення розрахункових поточних використаних квадратних метрів відділом. Встановлення можливостей для зменшення площ у відділах.

Травень 2019

Команда Objective зібралася, щоб узгодити остаточні плани щодо презентації, щоб поділитися з керівництвом округу в червні. Основна увага зосереджена на ряді варіантів економії простору, але це дозволить кожному відділу/офісу вирішити, як досягти необхідної економії простору. Очікується завершити презентацію наприкінці травня – на початку червня.

 

До червня 2019 року визначте три найважливіші відмінності, необхідні для робочої сили округу, щоб найкраще надавати послуги в найближчі десятиліття. Стратегії розширення поширеності цих характеристик серед працівників можуть включати 1) визначення та розвиток навичок; 2) планування наступності та заміщення; 3) розвиток лідерства; 4) стратегії утримання та залучення працівників. До кінця 2023 року збільшити принаймні на 10% відсоток працівників округу, які демонструють три критичні характеристики.

2022 січня

 

  • Команда розділилася на 4 менші групи: визнання, навчання, спілкування та політики. Ми також підготували оглядові документи для кожної сфери, тож у нас є плани роботи на наступні 2 роки.
    • Комунікаційна група створює веб-сторінку з характеристиками результатів опитування співробітників (питання в опитуванні співробітників було позначено характеристикою), а також надає стратегії/інструменти для керівників і керівників відділів щодо того, як вони можуть продовжувати та покращувати цифри на наступний рік .
    • Група Recognition підтримує HR у налагодженні роботи Nectar. 
    • Навчальна група працює над додаванням учасників і визначенням того, які тренінги будуть запропоновані. Вони порекомендують, які тренінги повинні бути обов’язковими, а які будуть необов’язковими.
    • Група політики працює з Ніколь Берг над створенням пілотної версії Textio (інструменту, який допоможе нам переконатися, що наші посадові інструкції, оголошення про вакансії та комунікації є більш інклюзивними).
  • Ці три характеристики були вбудовані в інструмент оцінки «Виконати», і вони активні. Шкалу оцінок було змінено, щоб дозволити шкалу Лайкерта, на відміну від єдиної оцінки; 2022 рік стане нашим першим повним роком вимірювання.
  • Комунікаційний персонал, команда зв’язків із співробітниками, команда рекрутингу отримають доступ і навчаться використанню Textio. Перше завдання полягає в тому, щоб зосередитися на посадових інструкціях і оголошеннях про роботу. Співробітники комунікацій використовуватимуть його для розсилки новин і вихідних повідомлень. 
  • Відділ людських ресурсів майже завершив оновлення посадових інструкцій, щоб водійські права вказувалися лише там, де це необхідно.
  • Без змін. План позитивних дій оновлено на 2021 рік (використано дані перепису 2010 року, оскільки не всі дані 2020 року були доступні). Очікується отримання звітів про робочу силу, необхідних для оновлення АА з даними за 2020 рік.
  • IAC (Консультативний комітет з інклюзії) був обраний і збирається щомісяця. Статут IAC завершено. У комітеті вже відбулася зміна кадрів, що ускладнює розподіл керівних ролей. Мета полягає в тому, щоб мати співголів, які керуватимуть зусиллями з інклюзії в Окрузі.

липень 2021

Процес укладання контракту для Textio, доповненого інструменту написання для збільшення включення в описи посад, оголошення та повідомлення майже завершено. Тимчасовий співробітник продовжує працювати над оновленням освітніх вимог і вимог до водійських прав у посадових інструкціях, щоб точно відобразити мінімальну кваліфікацію та забезпечити справедливість. Адміністратор інклюзії визначив тренінгові компанії для проведення навчання інклюзії. Команда відділу кадрів наразі використовує інструмент охоплення кандидатів/дотримання вимог OFCCP під назвою CIRCA, зокрема працюючи над зв’язуванням облікових записів, зосереджуючись на проблемних областях, визначених у нашому плані позитивних дій. План позитивних дій оновлено на 2021 рік (використано дані перепису 2010 року, оскільки не всі дані 2020 року були доступні). IAC (Консультативний комітет з інклюзії) був обраний і збирається щомісяця. Зараз працює над створенням Статуту. Характеристики включені в збірку електронної системи управління продуктивністю. Зараз на етапі тестування, запуск очікується восени.

квітень 2021

Робоча сесія з Правлінням запланована на 26 травня 2021 року, щоб надати рекомендації щодо заходів на основі оцінки DiversityEDU. Команда зосереджена на тому, щоб усі три характеристики були включені до процесу щорічної оцінки ефективності співробітників. Наразі тривають чотири втручання з нещодавно затвердженим фінансуванням: (1) придбання та впровадження доповненого інструменту для написання для збільшення включення в наші посадові інструкції, оголошення та наші повідомлення, (2) використання тимчасового працівника, зосередженого на оновленні освітніх вимог та вимоги до водійських прав у посадових інструкціях, щоб зосередитися на залученні різноманітних талантів, і (3) зосередитися на запровадженні інклюзивного навчання/відповідності та (4) використовувати інструмент охоплення кандидатів/дотримання OFCCP під назвою CIRCA, зокрема робота над зв’язаними обліковими записами, зосереджена на проблемних областях визначені в нашому плані позитивних дій і аналізі.

березня 2021

Результати оцінки були отримані в грудні 2020 року та на робочій сесії 1 березня 2020 року з Радою комісарів округу. Команда продовжує оцінювати результати та розробляти план втручання, щоб продовжити реалізацію стратегій, які формують характеристики співробітників. Наступні кроки включають подальшу робочу сесію з Радою комісарів округу для перегляду плану втручання та стратегій для вирішення пріоритетних питань у оцінці.

2021 січня

Через перехід Ради уповноважених округів у січні 2021 року не було щоквартального оновлення.

жовтень 2020

Консультант завершив чернетку оцінки для працівників, команда переглядає, щоб завершити остаточну версію. Оцінка має бути передана працівникам наприкінці жовтня/на початку листопада. [Адаптивна, інклюзивна та спільна]

липень 2020

CSU зараз не має можливостей для проведення нашої оцінки. Їх залучили до виконання онлайн-курсів для основного CSU, і в них відбулися деякі зміни в штаті, і зараз їх дуже мало. У них є багато тренінгів і ресурсів, які вони можуть надати. Керівник Objective звернувся до DiversityEDU, якого ми збиралися використовувати перед тим, як зв’язатися з CSU Online. Вони готові та готові виконати повну оцінку для нас у будь-який час, а їх вартість відповідає нашому бюджету. Їм потрібен лише 2 тижні часу. Керівник цілі збирає отримані пропозиції від інших постачальників для проведення неформального процесу пропозиції. Ймовірно, ми запустимо оцінку у вересні.

квітень 2020

CSU Online — це веб-навчання CSU, яке не є кредитом. Представник сказав, що вони можуть налаштувати для нас програму, у якій вони вимірюватимуть усі 3 риси (він рекомендував 1 оцінку та змішувати запитання для всіх трьох рис, щоб люди, які його приймають, навіть не знали, яку рису оцінює це запитання). Він сказав, що звернеться до 4-5 малих і середніх підприємств у CSU, які, на його думку, були б зацікавлені допомогти нам розробити наші оцінки, і які також могли б порекомендувати заходи. Він рекомендував проводити оцінювання на їхній платформі, а не на Perception, щоб максимізувати чесність відповідей, оскільки це було б повністю анонімним. Команда була за те, щоб отримати ціну та більше інформації від CSU Online, оскільки було б добре мати місцевого партнера та повністю налаштовану оцінку та програму. Онлайн-представник CSU сказав, що він надасть нам інформацію приблизно 2 лютого, тож ми матимемо її для зустрічі в лютому. Якщо це фінансово можливо, ми, швидше за все, перейдемо до CSU онлайн.

2020 січня

У грудні ми зустрілися з постачальниками, які потенційно могли б виміряти риси, і переглянули демонстрації. Було дві хороші можливості, одна з яких була видатною як за ціною, так і за пропозицією. Крім того, як третій варіант, члени команди зустрілися з CSU Global, щоб переглянути вимоги до вимірювання трьох характеристик. В ідеалі інструмент вимірюватиме всі три характеристики. Після того, як інструмент буде визначено, команда продовжить роботу над визначенням термінів і стратегії ресурсів.

Фінальному Звіті , опублікованому у листопаді 2019 року

Ми вирішили почати з вимірювання інклюзії. Наша мета — скласти опитування до кінця першого кварталу, а потім зустрітися з SLC перед тим, як розіслати його. Ми працюємо над пошуком запитань для вимірювання, а також продовжуємо дослідження та зв’язуємося з експертами щодо засобів вимірювання. Ми також плануємо провести зустріч експертів із предметної тематики з кількома людьми, яких ми знаємо в цьому регіоні, які працюють у сфері інклюзії, щоб зустрітися з нашою командою в листопаді, щоб отримати їхні відгуки щодо наших запитань щодо оцінювання та поставити їм запитання про деякі найкращі практики. Коли ми виміряємо інклюзію у 2020 році, ми почнемо працювати з цими експертами над втручанням, щоб посилити інклюзивність як рису нашої робочої сили. Тоді ми переходимо до наступної риси. Ми відчули, що інклюзію буде найважче виміряти та розпочати, тож вирішили спершу зайнятися цим. Після вимірювального опитування ми можемо зібрати кілька фокус-груп співробітників із різних груп населення, щоб також отримати їхні відгуки та ідеї. Ми плануємо зв’язатися з групою Цілі 2, яка працює над працевлаштуванням людей з обмеженими можливостями, після нашого вимірювання 2020 року, щоб поговорити про інтеграцію людей з обмеженими можливостями та як ми можемо співпрацювати з ними, щоб краще включити цю групу населення.

Серпень 2019

Виявлено риси характеру працівників. Команда працює над стратегіями вимірювання та тим, як характеристики застосовуватимуться до кожного цільового компонента.

  • Здатність до адаптації – здатність і бажання вчитися та розвиватися, демонструючи при цьому гнучкість і стійкість у робочому середовищі, яке постійно змінюється.
  • Співпраця – здатність і готовність бути відкритими, орієнтованими на роботу в команді та орієнтованими на пошук рішень під час роботи з іншими.
  • Інклюзивність – здатність і готовність справді робити внесок у культуру на робочому місці, яка є чуйною, сприйнятливою, відкритою та співчутливою.

2019 травня,

Команда Objective працювала над опитуванням по всій країні щодо рис, необхідних для нашої майбутньої робочої сили. Опитування завершено, і Деніз зголосилася надіслати його. На наступній зустрічі буде розглянуто результати та обговорено командою, які, на нашу думку, є трьома найважливішими характеристиками. Опитування проводилося 1-10 травня.

До кінця 2022 року адаптувати метод надання послуг принаймні однієї послуги в кожній категорії послуг, щоб реагувати на демографічні тенденції та виміряти ефективність адаптації шляхом прямого опитування клієнтів. До кінця 2023 року покращити показники зручності надання послуг, зазначені в опитуванні, принаймні на 2% для кожної з послуг.

2022 січня

Проектом перекладу документів зараз керує відділ кадрів. Активність у цій програмі трохи зросла. На програму залишається виділено приблизно 24,000 XNUMX доларів США.

Команди знаходяться на етапі реалізації своїх сервісних проектів.

  • Громадська безпека (вимірювання) - Обмін інформацією про потерпілих/свідків - Поточний стан:  Веб-сторінка «Права потерпілих». діє протягом дев'яти місяців. Команда готова оцінити показники та внести необхідні коригування на основі висновків, плануючи додаткові 3 місяці для використання.

  • Служби підтримки – Стратегічний план внутрішньої комунікації – Поточний стан: Політики завершено. Стратегічний план залишається в чернетці і потребує додаткової роботи. Запити на підтримку внутрішньої комунікації перевищують виділений час у 10 годин на тиждень. Тривають дискусії щодо того, як найкраще підтримати цю постійну потребу.

  • Громадські записи та інформація - Офіс суду на першому поверсі Довідник/Інструкція - Поточний стан: Довідник/Інструкція завершено. Зміну назви будівлі (200 West Oak) схвалено, і вона рухається вперед ~ Державні служби округу Ларімер.) Мішель Берд координуватиме перехід і оголошення спільноти. Заклад працює над вивісками.

  • Громадське планування, інфраструктура та ресурси (вимірювання) – онлайн-реєстрація за 4 години – поточний стан: опитування для відгуків було надіслано всім, хто зареєструвався онлайн на ярмарок (500+), і близько 25% відповіли. Команда також спілкувалася з людьми особисто під час ярмарку, щоб отримати відгук. Співробітники також усвідомили переваги онлайн-реєстрації, оскільки виплати виплачуються на 2-3 тижні раніше, ніж у попередні роки. Персонал визначив можливості покращення та продовжить оцінювати. Переходить насамперед до оперативного.

  • Послуги з охорони здоров’я людини та економіки – Поведінкове здоров’я Транспорт – Поточний стан: без змін порівняно з минулим кварталом. Команда HEH складатиме список рекомендацій для Лорі щодо багаторівневих варіантів транспортування.  

  • Оцінка потужності та обсягу.  

  • Виявлені фіскальні/бюджетні обмеження та потенційні фіскальні партнери.

  • Зв’язок із міською владою Форт-Коллінз для обговорення автобусних маршрутів.

  • Оцінка страхування/ризику для транспорту, наданого округом, і партнерства Rideshare.

липень 2021

Проект перекладу продовжує надавати підтримку департаментам і офісам по всьому округу в перекладі документів на іспанську мову для клієнтів. Цією програмою зараз керує відділ кадрів.

  • Громадська безпека - Обмін інформацією про потерпілих/свідків - Поточний стан: Громадське правосуддя:   Веб-сторінка «Права потерпілих». має м'який запуск. Уповноважені погодилися провести Тиждень проголошення прав потерпілих 18-24 квітня 2021 року в рамках відкриття нового веб-сайту про права потерпілих і ресурси. 
  • Служби охорони здоров'я людини та економіки - Поведінковий транспорт - Поточний стан: Нова команда працює над дослідженням і найкращими варіантами спільноти. Страхування може бути потенційною перешкодою.
  • Громадське планування, інфраструктура та ресурси - Онлайн-реєстрація 4H - Поточний стан: використовується для Fair.
  • Державні записи та інформація - Довідник/Керівництво на першому поверсі офісу суду - Поточний стан: Довідник/Керівництво завершено. Опитування спільноти, яке очікує на розгляд Мішель. Завершення у вересні/Питання адміністратора щодо зміни назви будівлі.
  • Служби підтримки  - Стратегічний план внутрішньої комунікації - Поточний стан: презентації разом із SLC та керівниками відділів. Політики готові, і працівники можуть коментувати їх. Доопрацювання проекту стратегічного плану.

березня 2021

Проект перекладу продовжує надавати підтримку департаментам і офісам по всьому округу в перекладі документів на іспанську мову для клієнтів.

  • Громадська безпека - Обмін інформацією про потерпілих/свідків - Поточний стан: Громадське правосуддя: проект веб-сайту для центру інформації про потерпілих майже завершено. Команда продовжує встановлювати заходи ефективності.
  • Служби охорони здоров'я людини та економіки - Поведінковий транспорт - Поточний стан: команда продовжує працювати з організацією планування метро North Front Range. Цей огляд послуги призупинено, оскільки заклад не відкриється до зими 2022 року.
  • Громадське планування, інфраструктура та ресурси - Онлайн-реєстрація 4H - поточний стан: нове програмне забезпечення знаходиться на етапі впровадження з планом використання для справедливої ​​реєстрації цього літа. Команда продовжує встановлювати заходи ефективності.
  • Державні записи та інформація - Довідник/інструкції на першому поверсі офісу суду - Поточний стан: команда отримала підтримку від уповноважених, щоб представити запит на зміну назви будівлі суду, 200 Вест-Оук до адміністративних справ після опитування громадськості/збору інформації.
  • Служби підтримки - Стратегічний план внутрішньої комунікації - Поточний стан: Консультант завершив проект політики та проект стратегічного плану з діяльністю та стратегіями реалізації. Співробітники відділу внутрішніх комунікацій продовжують перегляд політики та разом із керівництвом розробляють проект стратегічного плану.

жовтень 2020

Проект перекладу рухається вперед. Департаменти подали документи. DOLA Intern працює над зміною постачальника через проблему зі страховим сертифікатом. *** Усі п’ять проектів рухаються. (1) Основа для спілкування жертви/свідка для нового рішення. (2) Кіоск на місці, і робота з телефонним деревом триває для публічної інформації. (3) Консультації з комунікацій завершують фазу 1 визначення рекомендацій для внутрішньої комунікації. (4) Програмне забезпечення визначено, і проект знаходиться на прийомі для онлайн-реєстрації 4H. (5) Продовження дослідження стратегій транспортування для нової будівлі Behavioral Health, нещодавна зустріч з NFRMPO для можливостей співпраці.

липень 2020

  • Проект перекладу:  Стажер DOLA налагоджує зв’язок із департаментами щодо того, як отримати переклад форм за принципом «першим прибув» для отримання оплати за переклад форм — Округ виділив невеликий бюджет через відділ кадрів на перший переклад, а потім департаменти відповідатимуть за поточний переклад
  • Група громадської безпеки/громадського правосуддя:  Команда почала аналіз споживання за допомогою ІТ. Наступний крок — переглянути вимоги з командою, а потім поділитися ними з лідерами зацікавлених сторін.
  • CPIR:  Співпраця з BRM для запиту бюджетних коштів (планування спільної пропозиції надання послуг із розширенням) для фінансування проектної роботи – реалізація запланована на окружний ярмарок у 2021 році. 
  • Служби підтримки:  Після невдалого RFP і RFQ, округ отримав від консультанта з комунікацій, який зацікавився роботою. З нею було проведено співбесіду, і було визначено, що вона здатна відповідати вимогам щодо розумних витрат для округу. Команда цільової групи буде залучена/інформована під час роботи консультанта, щоб вони були знайомі з її процесом отримання остаточних висновків, щоб мати можливість прийняти передачу та допомогти в реалізації вибраних рекомендацій.
  • Охорона здоров'я, економіка та соціальні послуги:  Наприкінці травня зустрівся з Лорі Столен, щоб обговорити цілі та плани. Визначив транспортування виїзду як важливу мету. Підтримка спільноти буде важливою, тому заплануйте зустрічі/контакти з членами спільноти. Термін реалізації – середина 2022 року. Втратили члена команди та шукають когось до нього.
  • Державні записи та інформація:  Робота над опитуванням для співробітників Клерк, щоб оцінити ефективність різних механізмів для громадськості, щоб отримати необхідну інформацію, і з’ясувати ідеї, які можуть бути у персоналу щодо покращення. Це буде зроблено за допомогою інструменту HR Perception в UltiPro для кращого аналізу відповіді. Ми також можемо використовувати інструмент для опитування громадськості. Запросили помічника керівника округу та помічника прокурора округу на нашу наступну зустріч, щоб обговорити назву 200 W Oak Building. Продовжується робота над фізичним кіоском, щоб допомогти громадськості орієнтуватися в Oak 200 W після того, як вони увійдуть у будівлю.

квітень 2020

Усі категорії послуг виявили потребу в перекладі інформації на іспанську мову. Після успішного пілотного проекту Community Justice було запрошено та схвалено фінансування в розмірі 40,000 XNUMX доларів США для продовження роботи в окрузі. Наш стажер DOLA керуватиме зусиллями з координації програми за підтримки/допомоги персоналу виправних установ. Програма включатиме стратегії розподілу коштів, встановлення контактів у відділах, внутрішні процеси та з постачальником, а також поточні процеси.

Усі команди зробили початковий вибір надання послуг для адаптації. Команди продовжують працювати над збором базових даних показників ефективності, аналізом вимог, забезпеченням фінансування та пропозицією рішень.

  • Громадське правосуддя – обмін інформацією про жертв/свідків – поточний стан: збір вимог/базові показники, робота над датою прийому, ймовірно, кінець травня.
  • Послуги підтримки – Стратегічний план внутрішньої комунікації – Поточний стан: фінансування, кінцевий термін подання запиту пропозицій – кінець травня.
  • Загальнодоступні документи та інформація – Каталог/Керівництво на першому поверсі офісу суду – Поточний стан: заплановано стартову зустріч із зацікавленими сторонами.
  • Планування спільноти, інфраструктура та ресурси – онлайн-реєстрація 4H – поточний стан: зустріч з BRM для завершення документації для вступу в ІТ.  
  • Послуги з охорони здоров'я людини та економіки - Поведінкове здоров'я Транспорт - Поточний стан: дослідження, визначення зацікавлених сторін.

2020 січня

Усі категорії послуг виявили потребу в перекладі інформації на іспанську мову. Як пілот, команда громадської безпеки, що зосереджується на громадському правосудді, переклала 50 документів іспанською мовою через існуюче партнерство з послуг перекладу. Зараз команда вивчає варіанти, як допомогти іншим категоріям послуг отримати фінансування для надання подібних послуг.

Усі команди зробили початковий вибір надання послуг для адаптації, але лише три команди змогли підтвердити вибір відповідними категоріями послуг. Решта команд має пройти відбір протягом наступних 1-2 місяців.

  • Громадське правосуддя – обмін інформацією про потерпілих/свідків.
  • Служби підтримки – Стратегічний план внутрішньої комунікації
  • Громадські документи та інформація - Довідник/посібник офісу суду на першому поверсі

Фінальному Звіті , опублікованому у листопаді 2019 року

Усі команди зустрілися з представниками зон обслуговування та отримали початковий список ідей щодо адаптації надання послуг. До кінця грудня кожна команда скорочує список зон обслуговування до однієї або двох. Кілька команд поділилися труднощами з «отриманням» послуг із зон категорій обслуговування, оскільки команда обговорювала стратегії підвищення ймовірності відповіді та потреби особисто або безпосередньо по телефону спілкуватися з керівниками. Тривали дискусії щодо визначення «зручності» та необхідності модифікації об’єктивної мови. Початкові рекомендації – це перехід від зручності до використання та ефективності.

Серпень 2019

Цільова команда розділена на п’ять невеликих груп категорій послуг, і кожна команда зустрічається з керівництвом кожної категорії послуги, щоб вимагати адаптації послуги. Поточна мета – визначити послуги до кінця листопада. Початок роботи з обслуговування в 2020 році.

2019 травня,

Цільова команда переглянула мету/завдання. Визначено важливі командні ролі та призначення. Переглянув Google Drive, документи та очікування. Представив Peak Academy, переглянув приклад акцизного податку, пояснив, що GreenBelt призначив відео LMS. Переглянуто приблизний графік. Виявлена ​​потреба у двох/трьох додаткових членах команди, в ідеалі – відділу природних ресурсів, охорони здоров’я та оцінювача. Обговорили потребу в цільовому лідері та попросили члена команди розглянути можливість лідерства.

До кінця 2020 року створити Політику щодо даних округу та Стратегію щодо даних округу (включно з планом впровадження та сталого розвитку), щоб: 1) керувати рішеннями та покращувати бізнес-результати; 2) підвищити ефективність, послідовність, якість і безпеку даних; 3) сприяти обміну даними між відділами.

До кінця 2023 року завершіть принаймні два проекти з використанням і доопрацюванням цієї структури, щоб створити модель для всіх майбутніх проектів даних.

2022 січня

Каталог даних. Роботу з постачальником завершено, 11 січня 2022 року право власності на проект передано групі Business Intelligence, щоб розпочати роботу з відомими наборами даних і співпрацювати з експертами G3O4 Subject Matter Experts, щоб додати в інструмент дані про шерифа, альтернативи правосуддя в громаді та дані про здоров’я. Продовжуйте співпрацювати з менеджером із роботи з клієнтами постачальника для постійного навчання чи підтримки.

Стратегія обробки даних. Член команди працює над документуванням і окресленням рекомендацій і рішень щодо наступних основних пунктів, які залишаються пов’язаними зі стратегією даних, зокрема щодо комітету з управління даними, структури підтримки даних і програми зміни/навчання культури даних. Це включає визначення запитань і вказівок, необхідних від керівництва округу. Мета полягає в тому, щоб вони були готові до перевірки команди в березні та перевірки керівництва в червні.

Уніфікована обробка кредитних карток. Команда завершує роботу над чернеткою запиту пропозицій, очікується, що він буде опублікований у лютому, а вибір постачальника – до червня.

липень 2021

Виконується впровадження Data.world (програмне забезпечення для каталогу даних). Внутрішня команда почне працювати над каталогом протягом наступних кількох тижнів. Команда продовжує працювати над ідентифікацією людей і процесів, які допоможуть отримати доступ до даних по всьому округу. Команда почала встановлювати відповідальність розпорядників даних і власників даних.

березня 2021

Вибрано постачальника програмного забезпечення для каталогу даних, і команда зараз працює над процесом укладання контракту.

жовтень 2020

Політика доступна для коментарів працівників. Data Analyst розпочинається 5 листопада 2020 року. Очікується, що вибір каталогу даних буде завершено до кінця 2020 року.

липень 2020

Підготовка до засідання Комісара 29 липня для розгляду оновлених цілей і запропонованої політики. Стратегія даних майже завершена.

  • Команда працює над робочим планом або графіком, щоб визначити, як/коли команда працюватиме над цією стратегією даних.

Розробка макета сторінки BBoard, планування часу для обговорення з персоналом внутрішньої комунікації.

Набір 3-4 членів групи користувачів даних (DUG), щоб повністю приєднатися до команди, дозволяючи DUG повернутися до групи даних для обіду/розваг, якою вона була раніше. 

Команда проекту «Уніфікована обробка кредитних карток» переглядає поточну політику та готується до старту в окрузі з усіма контактними особами департаменту/офісу (для перегляду обсягу/часів проекту та очікувань для кожного учасника).

квітень 2020

Реструктуризація цілі - головна увага зосереджена на Стратегії даних і забезпеченні структури та безпеки для Округу для використання та обміну даними. Потребую:

  • Оновіть об’єктивну мову
  • Створіть політику стратегії даних
  • Створення плану цілей (окреслює наріжні камені та допоміжні цілі для досягнення стратегії даних – як ми дізнаємося, що ця мета була успішною)

Представлено керівникам відділів 3 березня для представлення концепції - добре сприйнято.

Початок роботи над наданням оновленої інформації про округ через сторінку Inside Information & Objective BBoard.

Проект кредитної картки: помічник керівника округу та скарбник спонсорують, запитали перехідне фінансування. Пріоритет проекту ITSC. Команда починає структурувати проект і готуватися до старту в червні.

2020 січня

Сервісну пропозицію схвалено. Команда підготувала або зараз працює над:

  • Посадовий опис аналітика даних (розробляється, завершується з відділом кадрів)
  • Розклад проектів на високому рівні (незавершена робота)
  • Матриця RACI (окреслює ролі та завдання для нашої команди/DUG)
  • Проект «Уніфікована обробка кредитних карток» (створив новий статут для необхідної роботи, провівши це через новий процес управління для встановлення пріоритетів)

DUG (група користувачів даних) розпочала роботу над структурою Data Strategy, яка підтримуватиме всі наші проекти. Підкомітети DUG завершили початкову роботу над ролями та обов’язками, найкращими практиками та вимогами до метаданих. Додаткові підкомітети звертаються до: 

  • Збір вимог і оцінка інструментів каталогізації даних
  • Проблеми з доступом до даних і загальні больові точки (включаючи аналіз першопричини)
  • Процеси запиту даних і реєстрації даних

Основний каталог клієнтів – каталог клієнтів буде основою, на якій будуватимуть усі інші проекти клієнтських даних (більні сторінки округу, покажчик служб округу та репозиторій порушників/клієнтів). Готуючись до Data Analyst, ми починаємо збирати вимоги та створювати історії користувачів.

Фінальному Звіті , опублікованому у листопаді 2019 року

Команда працює над очищенням і уточненням назв/описів проектів, щоб їх краще розуміли в окрузі. Три з чотирьох проектів зосереджені на клієнтських даних. Наступним кроком для них є створення єдиного списку клієнтів. Для цього команда визначила 6 універсальних атрибутів клієнтських даних і досліджує/документує, які джерела даних використовуються в окрузі та які пропонують доступ до цих 6 атрибутів.

Група користувачів даних (DUG) погодилася працювати з нашою командою над створенням стратегії даних. DUG займатиметься попередньою роботою, необхідною для просування вперед із трьома проектами даних про людей.

  • Попередня робота: визначте ролі (розпорядники даних), процес/фреймворк, ідентифікуйте/документуйте джерела даних, включаючи обмін і зіставлення між системами
  • Базовий фреймворк, розроблений до 1 кварталу 2020 року
  • DUG також працюватиме над каталогізацією даних після вибору інструменту
  • Після цього цільова команда зможе рухатися вперед з окремими проектами для доступу до даних певними способами (наприклад, надання інформації про правопорушника/клієнта HS та CJS)

Серпень 2019

Було визначено перші чотири проекти. Вибрані проекти: 1) Розробка та підтримка загального довідника мешканців 2) Репозиторій відповідності правопорушників/клієнтів 3) Уніфікований досвід надання послуг/Індекс служб округу, рекомендація щодо обслуговування 4) Стандартизація обробки кредитних карток у масштабах округу. Подано пропозицію про надання послуг щодо додаткових ресурсів, короткострокової особи та інструменту даних.

2019 травня,

Команда Objective зробила наступне:

  1. Переглянуто початковий потенційний список ідей проекту - (12 ідей), на високому рівні. Команда відчула, що нам потрібна більш конкретна інформація про проект (постановка проблеми тощо), щоб краще зрозуміти результати проекту, як він впливає, яку проблему ми вирішуємо, перш ніж переходити до детального обговорення та до вибору.
  2. Обговорено та погоджено розробку переліку критеріїв відбору проектів та моделі відбору. На наступній зустрічі команда почне розміщувати спільний документ для збору ідей щодо відбору, щоб розпочати розробку моделі відбору.
  3. Загальний консенсус: перший проект має бути обрано приблизно через місяць, використовуючи узгоджені/зважені критерії/модель відбору, а потім розвивати модель на основі знань і досвіду першого.
  4. Запропоновано кілька нових підходів a) Розробка документу про стратегію даних для допомоги в моделі управління/обміну даними в майбутньому b) Структура реалізації проекту, яка включає бізнес-роуд-шоу для збору, а також допомагає перевірити ідеї проекту.
  5. Обговорили вибір інструментів управління проектами, методологія знадобиться, як тільки буде обрано перший проект.

До кінця 2020 року оновити політику округу щодо відповідальності за навколишнє середовище, щоб 1) відображати сучасні наукові відкриття та методи, 2) збалансувати захист природних ресурсів із довгостроковими економічними міркуваннями та потребами громади. До кінця 2023 року розробіть план впровадження, щоб підвищити обізнаність персоналу про політику та допомогти департаментам із впровадженням.

 

2022 січня

Продовжується контроль за добудовою автозаправних станцій. Загальна цільова відповідальність позначена як повна, оскільки округ найняв відповідального за екологічну відповідальність персоналу. Це призведе до переходу до поточних обов’язків та очікувань програми округу, які не входять до стратегічної цілі/завдання.

липень 2021

  • Підприємства працюють над встановленням пляшкозаправних станцій на кожному поверсі в 200 West Oak, як пілотну програму для інших будівель. Команда відстежуватиме використання та вплив.
  • Визначено п’ять пріоритетних сфер із невеликими робочими групами для досягнення внутрішньої мети.
    • Електронне подання до державних установ 
    • Освіта/обізнаність щодо сталого розвитку
    • Споживання енергії об'єктом - оцінка та рекомендації
    • Використання автопарку – альтернатива стандартному використанню/гібридним/електричним варіантам
    • Переїзд співробітників (віддалена робота) - відповідність eTRP
  • Триває запит пропозицій, вибір постачальника комунікацій/залучення.
  • Наймання/вибір керівника програми – після того, як керівника програми буде найнято, передайте керівника цілі цій особі та оновіть ціль, щоб зосередитися на створенні розумного кліматичного плану до кінця 2023 року.

березня 2021

Команда представила план встановлення станцій для заправки пляшками води в 200 West Oak як пілотну програму для інших об’єктів округу. Команда працює над створенням навчального плану для співробітників із сталого розвитку та встановленням очікувань і стратегій навчання.  

жовтень 2020

Завершив збір та збір інформації. Встановлення наступних кроків, того, як план сталого розвитку буде створено та як він буде постійно керуватися.

липень 2020

Підгрупа цільової групи зустрілася 9 липня та обговорила наступне: Звіт про опитування відділу/інтерв’ю – звіт, який включав 20 відділів і синтезовані відповіді на запитання в семи категоріях – зменшення відходів і перенаправлення, громадське харчування, електроенергія, папір, дистанційна робота, транспорт, Політика щодо екологічної відповідальності округу та департаменту та інші практики. У звіті надано рекомендації щодо того, що може зробити група екологічної відповідальності та керівництво округу, щоб допомогти департаментам досягти цілей сталого розвитку. Цей звіт може бути представлений BoCC в їхньому оновленні цілі 29 від 3 липня. 

  • Веб-сторінка та внутрішня інформація – член команди працюватиме над вмістом веб-сторінки та внутрішньою інформацією. Ми погодилися підготувати вміст для серпневої внутрішньої інформації. Вміст, який містить інформацію про оновлену політику екологічної відповідальності, результати інтерв’ю відділу та «незабаром – опитування персоналу та внесок».
  • Опитування персоналу – члени об’єктивної групи почнуть досліджувати питання. Також подивіться, як використовувати опитування Pulse. Ми розробимо опитування, а потім HR перевірить його та надасть внесок.
  • Зустріч цього тижня з групою сталого розвитку міста Форт-Коллінз, щоб дізнатися про їхню програму.
  • Контракт на купівлю компостованого сервісного посуду. Ми обговорювали роботу із закупівлями, щоб розробити механізм закупівлі компостованого сервісного посуду, який могли б використовувати всі відділи. 

квітень 2020

Команда розробила Технічне завдання. Робота нашої команди полягала в проведенні обмежених інтерв’ю з персоналом щодо поточних заходів сталого розвитку їхніх відділів і має бути завершена на початку травня. Потім ми плануємо синтезувати відповіді з інтерв’ю в спільні теми та відмінності.   

Опитування персоналу – наступні кроки включають розробку онлайн-опитування персоналу та аналіз результатів, щоб дізнатися, що персонал хоче бачити.

2020 січня

Політику завершено, і команда готова працювати над планом впровадження. Команда розробила технічне завдання.

Фінальному Звіті , опублікованому у листопаді 2019 року

Керівник цільової групи приніс проект політики до ESAB 10 листопада для перегляду. ESAB сподобалася політика, і вона одноголосно схвалила її! Наступним кроком є ​​повернення його до BCC для ухвалення на їхній адміністративній зустрічі 16 жовтня – ймовірно, порядок денний згоди, якщо тільки члени комісії не захочуть більш публічного процесу. 

Серпень 2019

Проект політики завершено, Рада має розглянути його на наступній щоквартальній робочій сесії для оновлення цілей. Об’єктивну мову потрібно змінити. Комісар Джонсон зробив свій внесок щодо об’єктивної мови та мови політики. Підтверджено, що це внутрішня ціль. Робота з реалізації включена до подання для стажиста DOLA.

2019 травня,

Команда Objective виконала наступне.

  1. Переписування цілі так, щоб вона була граматично правильною та забезпечувала кращу ясність щодо заряду команди. Вони хотіли б розбити це на два завдання (як вони це бачать).

    «До кінця 2020 року оновіть політику округу щодо екологічної відповідальності, щоб переконатися, що вона 1) відображатиме сучасні наукові відкриття та методи, 2) збалансовує захист природних ресурсів із довгостроковими економічними міркуваннями та потребами громади. До кінця 2022 року поінформуйте персонал про оновлену політику».

    Щодо другого завдання «Підвищення обізнаності персоналу»  
    • Команда обговорила, чи варто думати про розробку плану впровадження, який може бути дуже детальним і складним, чи ні. Вони мають намір обговорити це більш детально, коли проект політики буде розроблено, тоді вони хотіли б отримати зворотний зв’язок і вказівки від керівництва Цілі. Вони очікують, що політика буде дуже короткою та прямолінійною та буде розроблена до червневої зустрічі.  
    • Багато членів команди не були присутні на травневій зустрічі, тому Джим і Кірк сказали, що вони працюватимуть над політикою та представлять її команді для обговорення на червневій зустрічі. 
       
  2. Уроки з політики/планів, які зараз реалізуються в інших спільнотах Front Range. Багато планів дуже детальні та щільні, але політика та план сталого розвитку округу Адамс виділялися як потенційна модель для округу Ларімер. 
     
  3. Команда обговорила необхідність розробки показників, які могли б забезпечити оцінку того, чи обізнаний персонал про політику, а також чи і як департаменти впроваджують політику.

Рада повітових комісарів

200 West Oak, Suite 2200, Fort Collins, CO 80521
ГОДИННИК:  Понеділок – п’ятниця, 8:00-5:00
ТЕЛЕФОН:  (970) 498-7010  
EMAIL:  bocc@larimer.org
ВЕБ-СТОРІНКА РАДИ ПОВІТНИХ КОМІСАРІВ