Коли зустрічі та обговорення мають відповідати законам про відкриті зустрічі?
Цей посібник розроблено, щоб допомогти радам, комісіям, радам, комітетам і робочим групам округу Ларімер визначити, коли їхні обговорення викликають вимоги щодо відкритих зустрічей. Для простоти термін «Правління» в сукупності стосується всіх типів Правлінь, комісій, рад, комітетів і робочих груп.
1. Щоразу, коли кворум Правління збирається для обговорення публічних питань або вжиття заходів, застосовуються вимоги відкритого засідання.
• Ці вимоги включають завчасне повідомлення громадськості про те, коли і де відбудеться зустріч, які теми обговорюватимуться, а в деяких випадках необхідно вести протокол зустрічі. Також громадськості має бути надана можливість спостерігати за засіданням.
• Важлива примітка. Вимоги до відкритих зустрічей застосовуються до всіх форм спілкування про громадські справи, будь то особисті чи віртуальні зустрічі, обмін текстовими повідомленнями та електронною поштою, телефонні дзвінки та інші засоби спілкування.
2. Іноді, коли Рада збирається для обговорення публічних питань, як-от підкомітет або робоча група, менше кворуму, застосовуються вимоги щодо відкритого засідання.
• Вимоги щодо відкритих зборів застосовуються щоразу, коли кворум або три члени правління, залежно від того, що менше, збираються для обговорення публічних питань. Це означає, що Правління середнього та великого розміру ініціюють вимоги щодо відкритих зборів, навіть якщо менше кворуму спілкуються про публічні справи.
• Приклад: якщо Правління з 10 членів із кворумом у 6 створює робочу групу з 3 членів, коли ці 3 члени збираються для обговорення питань, пов’язаних із діяльністю Правління, вони ініціюватимуть вимоги відкритого засідання.
• Приклад: якщо Правління з 10 членів із кворумом у 6 осіб формує робочу групу з 2 членів, вимоги щодо відкритих зборів не застосовуються, оскільки 2 члени не є кворумом і менше, ніж порогове значення у 3 члени для вимог щодо відкритих зборів .
3. Що кваліфікується як дискусія про «публічний бізнес»?
• Цей термін не визначено в законодавстві штату, але обговорення «публічної справи» означає розмову про діяльність Правління. Наприклад, коли рада ярмарків обговорює ідеї, проекти, правила, фінансування, плани, положення або інші питання, пов’язані з ярмарком округу, вони обговорюють «суспільну справу».
• Інакше кажучи, коли зміст або суть обговорення стосується громадської мети або роботи Правління, обговорення є «публічним питанням». Навпаки, випадкові зустрічі та соціальні збори, де питання Правління не є основною темою обговорення, не є обговореннями «публічних справ».
*У цьому Посібнику не описуються конкретні вимоги законів про відкриті зустрічі. Персонал, який зв’язується з кожною Радою, має завдання забезпечити виконання вимог.
