331.10 Внутрішній зв'язок

МЕТА: Метою цієї політики є визначення ролі та функції внутрішніх комунікацій в окрузі Ларімер, а також покращення та оптимізація внутрішніх комунікацій для посилення Керівних принципів і стратегічних пріоритетів округу Ларімер (посилання C). Це передбачає забезпечення того, щоб інформація, яка поширюється серед працівників, була релевантною, легкодоступною, точною та відповідною як за змістом, так і за кількістю. Очікується, що користувачі каналів зв’язку округу Ларімер використовуватимуть їх для цілей округу та дотримуватимуться цієї політики.

ОБЛАСТЬ: Ця Політика та Процедура поширюються на всіх працівників округу Ларімер і працівників Офісу окружного прокурора, Восьмий судовий округ.

ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ:  Керівник відділу кадрів керує цією Політикою.

ОСОБЛИВІ ВИМОГИ:  ніхто

РОЗДІЛ РЕВІЗІЇ (Значні зміни порівняно з попередньою політикою):
НОВА ПОЛІТИКА ТА ПРОЦЕДУРА

ПОЛІТИКА ТА ПРОЦЕДУРА:

I. ЗАГАЛЬНА ПОЛІТИКА
Округ Ларімер очікує, що працівники використовуватимуть пов’язані засоби зв’язку (посилання B) для цілей округу та відповідно до цієї та інших відповідних політик і процедур.

A. Особи, які приймають рішення. Керівники округу Ларімер відповідають за те, щоб усі співробітники отримували інформацію та комунікацію, необхідні для ефективного виконання своєї роботи.

B. Співробітники. Очікується, що працівники будуть читати внутрішню комунікацію, включаючи електронні листи в масштабах округу та інформаційні бюлетені для працівників.

II. ІДЕНТИФІКОВАНІ РІВНІ КОМУНІКАЦІЇ
Щоб створити пріоритет спілкування та зменшити комунікаційне перевантаження для працівників, буде три рівні спілкування, як описано нижче.

A. Пріоритет: Пріоритетне спілкування призначене для всіх працівників округу Ларімер. Вміст пріоритетних повідомлень містить необхідну інформацію для співробітників, щоб вони могли виконувати свою роботу, а також використовувати програми для покращення працевлаштування та надання пакету пільг в окрузі Ларімер (посилання A). Пріоритетна комунікація може включати, але не обмежується цим, електронні листи для всього округу, внутрішню інформацію, повідомлення від менеджера округу, зміни в процесах, оголошення про програму, системні або надзвичайні сповіщення, опитування співробітників, а також будь-яку інформацію, яку керівництво округу вважає «Пріоритетною».

B. Вторинний: Вторинний зв’язок слугуватиме одній із двох цілей. Перший може вплинути на всіх співробітників, але не вимагає негайного читання або відповіді; і по-друге, впливає на цільову демографічну групу співробітників, наприклад місце роботи, відділ, стать або вік або ролі в Окрузі. Вторинна комунікація може включати, але не обмежуватися цим, нагадування про переваги, сповіщення про будівлі, спеціальне навчання відділу, цільові електронні листи, визнання співробітників і оголошення на дошці оголошень.

C. Загальні відомості: загальні повідомлення не пов’язані з працевлаштуванням у окрузі Ларімер, але містять вміст, який має відношення до організації, і, як правило, також доступний для громадськості. Загальна комунікація може включати, але не обмежується, оголошення про програми, запрошення на події, публічну інформацію, закриття будівель, відгуки спільноти та збори коштів на програми.

III. ЕЛЕКТРОННІ ПОСИЛАННЯ

A. Методи електронної пошти. Електронні листи на рівні округу надсилаються одним із двох способів.

1. Gmail. Округові електронні листи, надіслані через Gmail, мають містити [CW] на початку рядка теми, ім’я відправника в полі Кому: та Округове поле прихована копія:. До Gmail немає аналітики.

2. MailChimp – електронні листи, надіслані через MailChimp, мають містити [CW] на початку рядка теми. Аналітика, як-от показники відкриття та кліків, доступна через MailChimp.

a. Відсоток відкритих – відсоток відкритих електронних листів співробітниками.

b. Показник кліків – відсоток співробітників, які натиснули зовнішні посилання, зазначені в електронному листі.

Б. Кваліфікація. Електронні листи для всього округу підпадають під рівень Пріоритетного зв’язку, а вміст має відповідати одній із наведених нижче категорій, щоб поширюватися через цей канал зв’язку.

1. Оголошення про нову послугу, ресурс або зміну в процедурі, що впливає на понад 70% співробітників.

2. Вимагання відгуків, відповідей або дій від понад 70% співробітників за допомогою опитування, форми чи іншої дії.

3. Надзвичайні сповіщення про закриття будівель, погану погоду чи проблеми з безпекою.

4. Проблеми системи або програмного забезпечення, які стосуються понад 70% співробітників.

C. Відповідальність

1. Електронні листи для всього округу: електронні листи для всього округу розглядатимуться та затверджуватимуться фахівцем відділу кадрів із зв’язку та медіа для схвалення вмісту та аудиторії та планування електронних листів для всього округу.

a. Електронна пошта internalcomms@larimer.org і включіть вміст електронної пошти, аудиторію та запитані дати електронної пошти для всього округу. Зв’язок також можна ініціювати за допомогою форми запиту електронною поштою CW (див. додаток 1).

2. Проблеми з системою чи програмним забезпеченням. Електронні листи на рівні округу щодо проблем із системою чи програмним забезпеченням розглядатимуться відповідним відділом, який володіє системою чи програмним забезпеченням, і не вимагатимуть схвалення спеціаліста з комунікацій із кадрами та ЗМІ. 

3. Надзвичайні сповіщення: залежно від характеру надзвичайної ситуації, надзвичайні сповіщення можуть оброблятися керівником округу, персоналом об’єктів або ІТ-спеціалістом і не вимагають схвалення спеціаліста відділу зв’язку з персоналом і ЗМІ.

_______________________________________
Джон Кефалас
Голова ради повітових комісарів
(Затверджено BOCC - Порядок денний узгодження - 08)
(Підпис на оригіналі, поданому в діловодство)

Поширення:
Усі окружні департаменти та виборні посадові особи
Інструкція з SOP з управління записами (оригінал)

ЙГ/вл

ДАТА: 10 серпня 2021 року

ПЕРІОД ДІЇ: До заміни

ГРАФІК ПЕРЕГЛЯДУ: кожні п’ять років у липні або за потреби

СКАСУВАННЯ: Жодного

ВИКОРИСТАННЯ:

1. Форма електронного запиту для всього округу

ДОВІДКА:

1. Програма внутрішнього спілкування
2. Поточні засоби комунікації
3. Посібник з керівної політики 4.0; Завдання та стратегічні цілі Правління