Обладнання та віртуальні інструменти

Округ Ларімер забезпечить працівників, які мають дозвіл на віддалену роботу, як обов’язкову, так і добровільну, ноутбуком, док-станцією, монітором, клавіатурою та мишею. Якщо стандартні пристрої не відповідають потребам віддаленого працівника, він несе відповідальність за придбання інших пристроїв.

Співробітники можуть використовувати віртуальну приватну мережу (VPN) для доступу до ресурсів у мережі округу лише на комп’ютері, виданому округом. Округ надає ноутбук, щоб гарантувати відповідність стандартам округу безпеки та технологій. 

Співробітники можуть використовувати свій домашній комп’ютер для доступу до мережевих ресурсів округу за допомогою інфраструктури віртуального робочого столу (VDI). Домашній комп’ютер із доступом до Інтернету також можна використовувати для прямого доступу до хмарних служб округу. Ці послуги включають пакет продуктів Google або інші програми «Програмне забезпечення як послуга», доступ до яких можна отримати за допомогою порталу автентифікації OKTA.

Співробітники, як на добровільній, так і на обов’язковій дистанційній роботі, відповідатимуть за придбання власного: принтера (IT рекомендує дуплексні лазерні принтери, які підтримують легальний розмір паперу для значного друку – HP, Lexmark, Brother, Canon), веб-камери, гарнітури та двосторонній настільний документ. сканери (пристрої, що підтримують TWAIN, Kofax або ISIS). 

Віддалені офісні меблі є унікальними для співробітника. Будинок кожного працівника, вимоги до меблів (простір і дизайн), а також ергономіка зроблять придбання цих предметів унікальним. Якщо у співробітників є запитання щодо ергономічних меблів, зверніться до Координатор з безпеки управління ризиками.

Співробітники будуть відповідальними за придбання власного столу, стільця (Керівництво по купівлі крісла), підставки для моніторів, підставка для ніг та інше обладнання, необхідне для віддаленої роботи.  

Facilities надав деякі рекомендації щодо віддаленої роботи Варіанти меблів. Співробітники можуть шукати ці товари та купувати самостійно.

Працівники можуть претендувати на Надбавка на підключення або можуть співпрацювати зі своїм департаментом, щоб визначити, чи є більш відповідним пристрій, виданий округом. Співробітники можуть переглянути Політику бездротового підключення для отримання додаткової інформації. Надбавка на підключення, раніше відома як надбавка на бездротовий пристрій, надає відповідним працівникам надбавку на бездротовий пристрій та Інтернет. Працівники, яким необхідно використовувати бездротовий пристрій округу для виконання своїх службових обов’язків, або працівники, визначені як обов’язкові віддалені працівники, можуть мати право на надбавку.

Обидві категорії працівників дистанційної роботи, добровільної та обов’язкової, незалежно від розміру надбавки, і якщо працівник не має пристрою, виданого округом, несуть відповідальність за придбання власного домашнього або мобільного телефону (включаючи послугу) та послуг Інтернету (включаючи будь-які пов’язані з цим обладнання для надання послуг Інтернету та використання, наприклад модеми, бездротові маршрутизатори або розширювачі бездротового діапазону та/або мережеве обладнання).

Керівник може дозволити працівнику використовувати вдома канцелярські витратні матеріали округу. Приклади витратних матеріалів включають: ручки/олівці, блокноти, наліпки, скріпки для паперу/швидкозшивача, швидкозшивачі, папки та папір. Очікується, що працівник, який працює віддалено, буде інформувати свого керівника, коли він забирає матеріали з офісу для використання під час віддаленої роботи.

Співробітники будуть відповідальними за придбання власних чорнил для принтера, якщо тільки немає виняткових ситуацій, коли працівник повинен друкувати, щоб виконати свою роботу. Співробітник повинен співпрацювати зі своїм керівником щодо потреб віддаленої роботи для друку.

Округ визнає, що віддалена робота вимагає додаткових технологій, обладнання та меблів. Ми сподіваємося полегшити тягар для працівників, які мають обов’язкову віддалену роботу, працівників, яким потрібно працювати віддалено протягом частини або всіх запланованих годин.

Співробітники, які мають обов’язкову віддалену роботу, мають право на початкову стипендію в розмірі 1,200 доларів США після схвалення на віддалену роботу, а потім на стипендію в розмірі 500 доларів США щороку. Метою стипендії є надання працівникам обов’язкової віддаленої роботи фінансової допомоги для придбання технологій, обладнання та меблів, які відповідають їхнім потребам у віддаленій роботі.

Сума стипендії буде виплачена із заробітної плати з відповідним утриманим податком. Округ не вимагатиме квитанцій чи документів для використання стипендії.

Округ надає всім співробітникам стандартні інструменти для зустрічей і спілкування, а також інструменти для електронного підпису:

• Gmail
• Zoom
• Програми для сканування документів із мобільного телефону (Adobe Scan, Microsoft Office Lens, ScanPro)
• DocuSign

Співробітники також можуть використовувати інші інструменти для відеоконференцій на основі постачальників, з якими працівник співпрацює, наприклад WebEx, GoToMeeting і Microsoft Teams, хоча використання цих інструментів є доцільним, підтримка цих інструментів не надається.

Поточна телефонна система округу Zoom дозволяє використовувати телефонну систему віддалено. Співробітники можуть перенаправляти номер свого округу на мобільний (або домашній) телефон, дозволяючи всім дзвінкам перенаправляти безпосередньо до співробітників. Щоб отримати додаткову інформацію про використання мобільного телефону в окрузі, перегляньте бізнес-перегляд Політика бездротового зв'язку.

Департаменти чи офіси в окрузі мають різні системи, до яких потрібен доступ. Доступ до унікальних систем необхідно перевірити разом із вашим керівником та ІТ-спеціалістом, щоб забезпечити належний доступ під час віддаленої роботи. Співробітників попросять у своїй заявці визначити будь-які унікальні системи, які вони регулярно використовують у робочих цілях, щоб забезпечити безпечний доступ.

Інформація про електронний підпис

Округ підтримує електронні підписи для документів, працівники можуть ознайомитися з політикою/процедурою електронного підпису, щоб зрозуміти, які документи можуть мати електронний підпис і як можна використовувати електронні підписи.

Команда Політика повноважень підпису встановлює рівні схвалення підписів для департаментів округу та надає посилання для перехресного навчання та навчання нового персоналу: (Незабаром буде оновлено знову – 100.2P)

Округ має обліковий запис Enterprise DocuSign, доступний для користувачів, які мають потребу в регулярному створенні документів, що вимагають офіційних двосторонніх підписів, таких як контракти, угоди та заяви про виконання робіт. Доступ до DocuSign доступний через Service Desk як частину нашого каталогу додаткового програмного забезпечення або через Сервісний портал JSM і вимагає схвалення департаменту через плату за використання. У DocuSign доступні стандартні шаблони для звичайних робочих процесів, як-от схвалення правління чи керівника округу з печатками для печатки прокурора округу.  

DocuSign слід використовувати для контрактів, поданих на затвердження керівнику округу або раді уповноважених округу, і рекомендується для будь-яких контрактів або угод із зовнішніми сторонами. Для внутрішнього електронного затвердження або простих електронних підписів у форматі PDF ви також можете скористатися Adobe Pro. Для внутрішніх форм економічно вигідніше конвертувати їх у LogiForms. Відділи можуть співпрацювати з ІТ для створення LogiForms для внутрішніх форм і робочих процесів для відстеження автентифікованих схвалень співробітників.