Зберігання записів
Метою служби зберігання документів округу є надання органам округу мінімального періоду часу, протягом якого державні документи округу повинні зберігатися службовцями округу, перш ніж записи можна буде законно позбутися. Графік зберігання встановлює систематичну стандартну процедуру зберігання та видалення записів, щоб:
- Записи зберігаються стільки, скільки необхідно для юридичних, фіскальних, адміністративних та інших потреб округу.
- Записи зберігаються стільки, скільки цього вимагає місцеве, державне та федеральне законодавство.
- Записи тривалої цінності зберігаються постійно для історичних та інших дослідницьких цілей.
- Записи, які більше не потрібні, знищуються.
Програма забезпечує наступні економічні показники відповідно до чинних законів:
- Офісний простір, обладнання для файлів і мережевий простір для зберігання краще використовувати, якщо видалити ті записи, які більше не потрібні для щоденної роботи.
- Потреба в області зберігання зведена до мінімуму завдяки своєчасному знищенню записів, які більше не мають цінності для зберігання.
- Економія коштів досягається завдяки зменшенню закупівель додаткового обладнання та витратних матеріалів для файлів і зберігання.
- Витрати на персонал для зберігання та пошуку записів зведені до мінімуму.
Будь-які запитання щодо Посібника щодо графіка зберігання або його змісту слід направляти за адресою:
ІТ округу Ларімер
Управління Бізнесом
Служби записів
Координатор системи записів
ПОСИЛАННЯ, ДОКУМЕНТИ, ФОРМИ
| НАЗВА ТА ОПИС СЕРІЮ ЗАПИСІВ | МІНІМАЛЬНИЙ ТЕРМІН ЗБЕРІГАННЯ |
|---|---|
| 1. НАЛАШТУВАННЯ НА ЗАРОБІТНУ ПЛАТУ Файл може містити ухвалу суду чи інші документи, що обмежують оплату праці працівника. |
3 РОКИ + ПОТ |
| 2. СТРАХОВКА/ЗАЯВА ПРО ВІДСТРОЧЕНУ КОМПЕНСАЦІЮ/РАХУНКИ | 3 РОКИ + ПОТ |
| 3. ЗАЛИШИТИ ЗАЯВКИ | 1 РІК + ПОТОЧНИЙ |
| 4. БАЛАНС ЗАПЛАТИ Файли можуть містити: щомісячну, квартальну та річну звірку, форми змін до заробітної плати (анульовані зарплатні чеки, ваучери для ручної виплати заробітної плати, коригування основного файлу працівника), індивідуальну таблицю балансу, запити на авансові платежі, стандартну форму зміни працівника. |
6 РІК + ПОТОЧНИЙ |
| 5. ДОЗВОЛИ НА ВІДТРИМАННЯ ЗАРПЛАТИ Форма працівника, яка дозволяє та затверджує конкретні відрахування із заробітної плати за здоров’я та інші проблеми. |
ДО ОНОВЛЕННЯ |
| 6. РЕЄСТР ЗАРПЛАТИ | ПОСТІЙНИЙ |
| 7. ПОРЯДОК ЗВІТНОСТІ НАЗАПЛАТИ | ДО ОНОВЛЕННЯ |
| 8. ЗВІТИ З РОЗРАХУНКУ ЗАРПЛАТИ Звіти можуть включати: чековий реєстр, автоматичний депозит, список за рік до поточної дати, оновлений 190, QTD, заробіток з початку року, відрахування та робочий час, підтвердження працевлаштування, кадрові документи, повний статус працівника, передоплату, оновлення файлу системної таблиці, рік -end W-2 і перелік стрічки, 941, QTR кінцеве ведення файлу, кількість поточних співробітників, QTD припинений список співробітників, QTD страхування на випадок безробіття, безробіття, компенсація працівникам, вихід на пенсію, остаточний розрахунок заробітної плати, ведення файлу масових змін, щорічне ведення файлу , облік робочого часу, реєстр відрахувань, аудит працівників, перевірка працевлаштування, статус, 125/гнучкі витрати, страхування, прямий депозит, відстрочена компенсація, кредитна спілка, різні відрахування, страхування, налаштоване вручну, і різноманітний реєстр відрахувань. |
3 РОКИ + ПОТ |
| 9. РЕЗЮМЕ ЗАРПЛАТИ Запис може включати: ім’я працівника, обліковий код відділу, валову зарплату, чистий заробіток і виплату за рік до дати. |
ДО ОНОВЛЕННЯ НАДАННЯ РЕЄСТР РОЗРАХУНКІВ ЗАРПЛАТИ ВЕДЕТЬСЯ ПОСТІЙНО |
| 10. КВАРТАЛЬНА ТА РІЧНА ЗВІРКА | 3 РОКИ + ПОТ |
| 11. ТАБЕЛ РАБОТИ (СПІВРОБІТНИК) | 2 РОКИ + ПОТ |
| 12. ФОРМИ W-2 | 4 РОКИ + ПОТ |
| 13. ФОРМИ W-4 | ДО ПЕРЕГЛЯДУ + 4 РОКИ |
Відділ людських ресурсів
ГОДИННИК: Понеділок – п’ятниця, 8:00-4:30
200 West Oak, Suite 3200, Fort Collins, CO 80521
PO Box 1190, Fort Collins, CO 80522
ТЕЛЕФОН: (970) 498-5970 | FAX: (970) 498-5980
Надіслати електронного листа відділу кадрів
Команда переваг електронної пошти
