331.2 - Наймання, подання заяв і наймання

ОБЛАСТЬ:  Ці Положення та Процедура застосовуються до всіх працівників округу Ларімер і співробітників Офісу окружного прокурора, Восьмий судовий округ (посилання F), за винятком працівників офісу шерифа округу Ларімер відповідно до Політики округу Ларімер BCC P# 15A ( посилання E).

ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ:  Керівник відділу кадрів керує цією політикою.

ЛОКАТОР РЕВІЗІЙ:

1. Посилання H (доданий)
2. Розділ III
3. Розділ V
4. Дрібне прибирання в політиці для відображення поточної практики чи термінології

ПОЛІТИКА ТА ПРОЦЕДУРА:

I. ЗАГАЛЬНА ПОЛІТИКА: 
Працівників наймають і просувають по службі шляхом відкритого конкурсу на основі кваліфікації та потенціалу для якісного виконання роботи та загальної відповідності працівника роботі. Щоб допомогти досягти недискримінаційного найму та працевлаштування, округ дотримується всіх застосовних законів про рівні можливості працевлаштування (EEO) (посилання B) і своєї політики щодо EEO (посилання A).
 

II. ЗАЯВА НА ПРАЦЕВЛАШТУВАННЯ: 
Кандидати повинні заповнити онлайн-форму заявки округу та будь-яку іншу необхідну документацію до кінцевої дати та часу, зазначених у кожному оголошенні про вакансію. Кандидати можуть додавати резюме або іншу відповідну інформацію разом із заявою на отримання округу. Кандидат повинен подати заявку на кожну посаду, яку він бажає розглянути. Лише заявки, подані через онлайн-систему вакансій округу, мають право на розгляд, якщо інше не схвалено директором з кадрів. Заявки приймаються на поточні вакансії, на додаток до посад, список яких відповідає вимогам.
 

III. ОГОЛОШЕННЯ ВАКАНСІЇ: 

A. Відділ кадрів публікує вакансії на сторінці Кар’єри округу. Посади можуть бути вказані як зовнішні або внутрішні можливості. За умови письмового схвалення директора з кадрів або уповноваженої особи (додаток 4) тимчасова посада, яка триває менше шести місяців, не може бути розміщена чи рекламована.

B. Повідомлення округу включатимуть заяву про те, що округ Ларімер є роботодавцем із рівними можливостями працевлаштування (EEO).
     (посилання B).

C. Оголошення про зовнішні вакансії оголошуються на сторінці «Кар’єри округу» щонайменше на вісім днів.

D. Внутрішні оголошення про роботу оголошуються на сторінці «Кар’єри округу» щонайменше на чотири дні.

E. Відповідальність за всі витрати на рекламу/ЗМІ покладається на відділ чи офіс із найму.

F. Посади гнучкого персоналу не потрібно публікувати (Гнучкий список посад персоналу)

IV. ПЕРЕВІРКА ЗАЯВ НА ПРАЦЮВАННЯ: 

A. Окружний відділ кадрів зберігає всі заявки на працевлаштування. Перевірку може проводити відділ кадрів або відділ/офіс найму. Усі заявки мають перевірятися на основі пов’язаних із роботою знань, навичок і здібностей, які вказують на найбільший потенціал для якісного виконання роботи. Усі кандидати повинні пройти перевірку та співбесіду однаково з однаковими основними запитаннями.

B. Заявки спочатку перевіряються відділом кадрів щодо мінімальної кваліфікації. Кандидати, які не відповідають мінімальним вимогам до працевлаштування, відсіюються. Кандидати, які відповідають мінімальним кваліфікаціям, потім перевіряються на основі найкращої кваліфікації з точки зору критеріїв, пов’язаних з роботою.

C. Після завершення перевірки офіс відділу найму вибере найкращих кандидатів для співбесіди.

D. Якщо недостатньо кваліфікованих кандидатів, менеджер з найму може вирішити повторно опублікувати вакансію, доки не буде отримано достатню кількість кваліфікованих кандидатів.

E. Менеджер з найму робить остаточний вибір для найму та повідомляє про це відділ кадрів

F. Менеджери з найму повинні повідомити всіх кандидатів про статус їхньої заявки протягом 15 днів після дати закінчення публікації.

G. Наймання пов’язаних осіб. Особа, пов’язана через шлюб, включаючи спорідненість через свекра, кровне споріднення чи усиновлення, не буде:

• брати участь у прийнятті будь-яких рішень щодо найму, утримання, просування по службі, дисциплінарного впливу
• визначити розмір заробітної плати
• вплинути на статус зайнятості або винагороду

цієї особи. Особа, яка приймає рішення, реорганізує робочий процес, структури звітності тощо за погодженням з директором відділу кадрів або уповноваженою особою.

Менеджери з найму не нададуть конкурентну перевагу пов’язаним особам працівника.

V. РЕГУЛЮВАННЯ:

Після реєстрації кандидата всі листи-пропозиції, заявки на працевлаштування та документи щодо нового найму зберігаються в Інтернеті протягом відповідного періоду зберігання записів відділом кадрів (посилання G). Будь-яку документацію про співбесіду та прийом на роботу буде надіслано до відділу кадрів для зберігання протягом відповідного періоду зберігання. Документи, надіслані до відділу кадрів, повинні містити форму для подання пакету інтерв’ю (посилання H) на титульній сторінці.

Якщо працівника одного департаменту чи офісу округу наймає інший, відділ чи офіс, який приймає на роботу, бере на себе весь час відпустки та будь-які інші відповідні переваги, які накопичив переведений працівник. Щоб отримати відповіді на питання щодо компенсації, пов’язані з трансфером, перегляньте Політику компенсації (округ Ларімер Кадрова політика 331.5). Менеджери з найму, які перевіряють поточного чи колишнього працівника округу, можуть переглянути особисту справу, звернувшись до відділу кадрів.
 

VI. ІМІГРАЦІЙНА РЕФОРМА ТА ДОТРИМАННЯ КОНТРОЛЮ: 

A. Нові працівники повинні надати докази відповідності вимогам щодо працевлаштування, як це встановлено Департаментом внутрішньої безпеки – Службою громадянства та імміграції США – USCIS (посилання C) і повинні заповнити відповідні частини форми I-9 (додаток 2). I-9 має бути завершено протягом терміну, який вимагає USCIS.

B. Кожен департамент або офіс призначає працівника для заповнення частини форми I-9 (додаток 2) в електронному вигляді в Onboarding. Фотокопію документів, що підтверджують відповідність працівника, необхідно завантажити в Onboarding. Будь-які проблеми, які можуть виникнути з документацією працівника, повинні бути вирішені протягом терміну, встановленого USCIS.

C. У випадку, якщо новий працівник має труднощі з наданням необхідної документації протягом трьох робочих днів, особа, яка приймає рішення, або призначена особа негайно зв’яжеться з генеральним спеціалістом відділу кадрів. Якщо працівник не може надати необхідні документи протягом необхідного терміну, він не може виконувати подальшу роботу в Окрузі, доки працівник не зможе надати необхідні документи.

D. Департаменти чи офіси, які приймають на роботу, не зберігатимуть оригінали чи дублікати форм I-9 і підтверджуючих документів. Відділ кадрів зберігатиме I-9 та фотокопії документів, що підтверджують відповідність працівника, в окремих файлах. Ці файли залишатимуться конфіденційними та використовуватимуться лише з метою дотримання чинного законодавства.
 

VII. СПІВРОБІТНИК НА ОБМЕЖЕНИЙ ТЕРМІН:

A. Оголошення про вакансії на посаду з обмеженим терміном повинні містити «Обмежений термін».

B. Кандидати, які пройшли співбесіду на посади з обмеженим терміном, будуть проінформовані відділом найму про характер посади з обмеженим терміном. Ті особи, прийняті на посаду працівника з обмеженим терміном, повинні підписати форму підтвердження (додаток 1).
 

VIII. ПЕРЕВІРКИ ДОКУМЕНТУ: 

A. Перевірка даних адаптована до обов’язків посади. Менеджери з найму проконсультуються з відділом кадрів, щоб визначити обсяг перевірки.

Якщо інформація, отримана під час перевірки, призведе до планів припинити розгляд заявки або планів вжити дисциплінарних заходів проти поточного працівника, команда з підбору персоналу проконсультується з генеральним спеціалістом з кадрів щодо відповідного процесу.

B. Перевірку репутації можна проводити власними силами або через агентство, що повідомляє споживачів (сторонній постачальник). Перевірки, які виконує агентство зі звітності про споживачів, мають відповідати Закону про справедливу кредитну звітність (FCRA) (посилання D). Відділи або офіси, які проводять перевірку репутації за межами агентства, що повідомляє про споживачів, повинні повідомити відділ кадрів про перевірку репутації та її причину.

Вивчення або використання облікового запису заявника в соціальних мережах або пошук в Інтернеті може бути формою перевірки репутації. Перш ніж виконувати цей тип перевірки, менеджери з найму повинні обговорити це зі своїм генеральним спеціалістом з кадрів. Департаменти чи офіси не можуть вимагати від кандидата надання їм доступу до облікового запису(ів) кандидата в соціальних мережах.

C. Перевірки агенції зі звітності споживачів відповідно до Закону про чесну кредитну звітність (FCRA):

1. Кандидати на роботу та поточні співробітники повинні підписати форму FCRA про розкриття та дозвіл для округу, щоб отримати перевірку даних від агентства, що повідомляє про споживачів.

2. За законом округ зобов’язаний відповідати на запити заявників і працівників щодо перевірки даних агентства, що повідомляє про споживачів, протягом п’яти (5) днів після отримання запиту.

D. Перевірка попереднього досвіду, освіти та рекомендацій заявника: 

1. Перш ніж запропонувати заявнику роботу, менеджер з найму може перевірити досвід та освіту, заявлені заявником. Протягом цього часу менеджер з найму також може зв’язатися з особистими чи професійними рекомендаціями заявника. Будь-яку з цих перевірок можна здійснити через систему відстеження кандидатів відділу кадрів або через постачальника перевірки репутації, обраного відділом кадрів.

E. Медична інформація:

1. Медичну інформацію можна запитувати лише після того, як заявнику буде надано умовну пропозицію працевлаштування або заявник висловить потребу в розумному пристосуванні. Запитувана інформація має відповідати здатності заявника виконувати основні функції роботи та відповідати діловим потребам. Якщо заявник просить прийнятне пристосування, менеджер з найму повинен зв’язатися з адміністратором відділу кадрів.

2. Медична інформація, отримана про заявника, зберігатиметься окремо від інших записів і буде конфіденційною.

F. Тестування на наркотики:

1. За винятком вакансій, перелічених у Розділі (F)(3) нижче, усі кандидати повинні будуть пройти перевірку на наркотики перед прийомом на роботу. Усі пропозиції щодо працевлаштування залежать від задовільного результату тестування. Умовну пропозицію працевлаштування буде відкликано для будь-якого заявника, який має невід’ємний або позитивний результат тесту відповідно до Кадрова політика 331.4.25, розділ III, Робоче місце без наркотиків та алкоголю (посилання A).

2. Кандидати, які відмовляються або не проходять тестування у початково заплановану дату, не розглядатимуться надалі для працевлаштування, окрім випадків, коли це схвалено директором з кадрів або уповноваженою особою.

3. Наступні тимчасові роботи не підлягають попередньому тестуванню на наркотики:

a. Робота в Раді вирівнювання (BOE).
b. Старші посади податкової служби
в. Особи, повторно прийняті на роботу протягом 90 днів після звільнення
d. Роботи на виборах переглядатимуться щороку або за потреби директором з кадрів або уповноваженою особою
д. Інші роботи, затверджені директором з кадрів за погодженням з менеджером з ризиків.

4. Вакансії для вакансій, які вимагають тестування на наркотики, включатимуть заяву в оголошенні про те, що обов’язковий тест на наркотики.

IX. РЕЄСТРАЦІЯ НА БОНУСИ:

Менеджери з найму можуть пропонувати бонуси кандидатам, які важко заповнити, або за інших особливих обставин, якщо це схвалено керівником округу. Менеджери з найму, які бажають запропонувати такий бонус, повинні спочатку отримати схвалення свого керівника, а потім проконсультуватися з генеральним спеціалістом з кадрів, перш ніж подавати запит керівнику округу (додаток 3).

____________________________
Джон Кефалас
Голова ради повітових комісарів
(Схвалено BCC – Порядок денний погодження – 03)
(Підпис на оригіналі, поданому в діловодстві)

Поширення:
Усі окружні департаменти та виборні посадові особи
Інструкція з SOP з управління записами (оригінал)

ЦК/вл

ДАТА: 16 березня 2021 року

ПЕРІОД ДІЇ: До заміни

ГРАФІК ПЕРЕГЛЯДУ: Щороку або за потреби

СКАСУВАННЯ: Політика та процедура кадрової роботи 331.2G; 15 грудня 2020 р

КОРПУС(И):

1.  Форма подяки працівника з обмеженим терміном – LCHR-84 (06/20)
2.  Підтвердження відповідності вимогам до працевлаштування – форма I-9 (08 / 23)
3.  Форма безготівкового бонусу або винагороди - LCHR-9 (02/24)
4.  Відмова від тимчасового призначення, LCHR-69

ПОСИЛАННЯ(І):

A. Політика та процедури щодо кадрів 331.4.25, Юридична відповідність
B.  Закони про рівні можливості працевлаштування (EEO).
C.  Закон про імміграційну реформу та контроль 1986 року
D.  Закон про справедливу кредитну звітність (FCRA), 15 USC § 1681
E.  Політика округу Ларімер BCC P# 15A; Кадрова політика департаменту шерифа
F.  Керівна політика: Політика 3.2 – Поводження з персоналом
G. Адміністративна політика та процедури 351.4/Програма збереження записів
H. Менеджери з найму Форма подання пакету інтерв'ю