ОБЛАСТЬ:  Ці Положення та Процедура застосовуються до всіх працівників округу Ларімер і співробітників Офісу окружного прокурора, Восьмий судовий округ (посилання F), за винятком працівників офісу шерифа округу Ларімер відповідно до Політики округу Ларімер BCC P# 15A ( посилання E).

ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ:  Керівник відділу кадрів керує цією політикою.

ЛОКАТОР РЕВІЗІЙ:

1. VII Дії перед працевлаштуванням: змінена мова тестування на наркотики

ПОЛІТИКА ТА ПРОЦЕДУРА:

I. ЗАГАЛЬНА ПОЛІТИКА:     
Працівників наймають і просувають по службі шляхом відкритого конкурсу на основі кваліфікації та потенціалу для якісного виконання роботи та загальної відповідності працівника роботі. Щоб допомогти досягти недискримінаційного найму та працевлаштування, округ дотримується всіх застосовних законів про рівні можливості працевлаштування (EEO) (посилання B) і своєї політики щодо EEO (посилання A).    
 

II. ЗАЯВА НА ПРАЦЕВЛАШТУВАННЯ:     
Кандидати повинні заповнити онлайн-форму заявки округу та будь-яку іншу необхідну документацію до кінцевої дати та часу, зазначених у кожному оголошенні про вакансію. Кандидати можуть додавати резюме або іншу відповідну інформацію разом із заявою на отримання округу. Кандидат повинен подати заявку на кожну посаду, яку він бажає розглянути. Лише заявки, подані через онлайн-систему вакансій округу, мають право на розгляд, якщо інше не схвалено директором з кадрів. Заявки приймаються на поточні вакансії, на додаток до посад, список яких відповідає вимогам.    
 

III. ОГОЛОШЕННЯ ВАКАНСІЇ: 

A. Відділ кадрів публікує вакансії на сторінці Кар’єри округу. Посади перераховані як зовнішні або внутрішні можливості. За умови письмового схвалення директора з кадрів або уповноваженої особи (додаток 4) тимчасова посада, яка триває менше шести місяців, не може бути розміщена чи рекламована.

B. Повідомлення округу включатимуть заяву про те, що округ Ларімер є роботодавцем із рівними можливостями працевлаштування (EEO).    
     (посилання B).

C. Оголошення про зовнішні вакансії оголошуються на сторінці «Кар’єри округу» щонайменше на вісім днів.

D. Внутрішні оголошення про роботу оголошуються на сторінці «Кар’єри округу» щонайменше на чотири дні.

E. Відповідальність за всі витрати на рекламу/ЗМІ покладається на відділ чи офіс із найму.

F. Посади гнучкого персоналу не потрібно публікувати (посилання I).

IV. ПЕРЕВІРКА ЗАЯВ НА ПРАЦЮВАННЯ: 

A. Окружний відділ кадрів зберігає всі заявки на працевлаштування. Перевірку може проводити відділ кадрів або відділ/офіс найму. Усі заявки мають перевірятися на основі пов’язаних із роботою знань, навичок і здібностей, які вказують на найбільший потенціал для якісного виконання роботи. Усі кандидати повинні пройти перевірку та співбесіду однаково з однаковими основними запитаннями.

B. Заявки спочатку перевіряються відділом кадрів щодо мінімальної кваліфікації. Кандидати, які не відповідають мінімальним вимогам до працевлаштування, відсіюються. Кандидати, які відповідають мінімальній кваліфікації, потім перевіряються відділом/офісом найму на основі найкращої кваліфікації з точки зору критеріїв, пов’язаних з роботою.

C. Після завершення перевірки офіс відділу найму вибере найкращих кандидатів для співбесіди.

D. Якщо недостатньо кваліфікованих кандидатів, менеджер з найму повинен проконсультуватися зі своїм рекрутером, щоб визначити, чи продовжити розміщення чи повторно опублікувати вакансію, доки не буде отримано достатню кількість кваліфікованих кандидатів.

E. Менеджер з найму робить остаточний вибір для найму та повідомляє про це відділ кадрів

F. Менеджери з найму повинні повідомити всіх кандидатів про статус їхньої заявки протягом 30 календарних днів після дати закінчення публікації.

G. Наймання пов’язаних осіб. Особа, пов’язана через шлюб, у тому числі родинні стосунки, кровне споріднення чи через усиновлення, або найближчий член родини, як визначено політикою про втрату, не:

V. РЕГУЛЮВАННЯ:

Після реєстрації кандидата всі листи-пропозиції, заявки на працевлаштування та документи щодо нового найму зберігаються в Інтернеті протягом відповідного періоду зберігання записів відділом кадрів (посилання G). Будь-яку документацію про співбесіду та прийом на роботу буде надіслано до відділу кадрів для зберігання протягом відповідного періоду зберігання. Документи, надіслані до відділу кадрів, повинні містити форму для подання пакету інтерв’ю (посилання H) на титульній сторінці.

Якщо працівника одного департаменту чи офісу округу наймає інший, відділ чи офіс, який приймає на роботу, бере на себе весь час відпустки та будь-які інші відповідні переваги, які накопичив переведений працівник. Щоб отримати відповіді на питання щодо компенсації, пов’язані з трансфером, перегляньте Політику компенсації. Менеджери з найму, які перевіряють поточного чи колишнього працівника округу, можуть переглянути особисту справу, звернувшись до відділу кадрів.  

VI. ІМІГРАЦІЙНА РЕФОРМА ТА ДОТРИМАННЯ КОНТРОЛЮ: 

A. Нові працівники повинні надати докази відповідності вимогам щодо працевлаштування, як це встановлено Департаментом внутрішньої безпеки – Службою громадянства та імміграції США – USCIS (посилання C) і повинні заповнити відповідні частини форми I-9 (додаток 2). I-9 має бути завершено протягом терміну, який вимагає USCIS.

B. Кожен департамент або офіс призначає працівника для заповнення частини форми I-9 (додаток 2) в електронному вигляді в Onboarding. Фотокопію документів, що підтверджують відповідність працівника, необхідно завантажити в Onboarding. Будь-які проблеми, які можуть виникнути з документацією працівника, повинні бути вирішені протягом терміну, встановленого USCIS.

C. У випадку, якщо новий працівник має труднощі з наданням необхідної документації протягом трьох робочих днів, особа, яка приймає рішення, або призначена особа негайно зв’яжеться з генеральним спеціалістом відділу кадрів. Якщо працівник не може надати необхідні документи протягом необхідного терміну, він не може виконувати подальшу роботу в Окрузі, доки працівник не зможе надати необхідні документи.

D. Департаменти чи офіси, які приймають на роботу, не зберігатимуть оригінали чи дублікати форм I-9 і підтверджуючих документів. Відділ кадрів зберігатиме I-9 та фотокопії документів, що підтверджують відповідність працівника, в окремих файлах. Ці файли залишатимуться конфіденційними та використовуватимуться лише з метою дотримання чинного законодавства.    
 

VII. СПІВРОБІТНИК НА ОБМЕЖЕНИЙ ТЕРМІН:

A. Оголошення про вакансії на посаду з обмеженим терміном повинні містити «Обмежений термін».

B. Кандидати, які пройшли співбесіду на посади з обмеженим терміном, будуть проінформовані відділом найму про характер посади з обмеженим терміном. Ті особи, прийняті на посаду працівника з обмеженим терміном, повинні підписати форму підтвердження (додаток 1).  

VIII. ПЕРЕВІРКИ ДОКУМЕНТУ: 

A. Перевірки ґрунтуються на обов’язках і мінімальній кваліфікації посади. На розсуд команди рекрутингу перевірки репутації можуть бути перевірені генеральним спеціалістом відділу кадрів.

B. Перевірку репутації можна проводити власними силами або через агентство, що повідомляє споживачів (сторонній постачальник). Перевірки, які виконує агентство зі звітності про споживачів, мають відповідати Закону про справедливу кредитну звітність (FCRA) (посилання D). Відділи або офіси, які проводять перевірку репутації за межами агентства, що повідомляє про споживачів, повинні повідомити відділ кадрів про перевірку репутації та її причину.    

Вивчення або використання облікового запису заявника в соціальних мережах або пошук в Інтернеті може бути формою перевірки репутації. Перш ніж виконувати цей тип перевірки, менеджери з найму повинні обговорити це зі своїм генеральним спеціалістом з кадрів. Департаменти чи офіси не можуть вимагати від кандидата надання їм доступу до облікового запису(ів) кандидата в соціальних мережах. Це не стосується виправних установ або посад у правоохоронних органах.

C. Перевірки агенції зі звітності споживачів відповідно до Закону про чесну кредитну звітність (FCRA):

1. Кандидати на роботу та поточні співробітники повинні підписати форму FCRA про розкриття та дозвіл для округу, щоб отримати перевірку даних від агентства, що повідомляє про споживачів.
2. Відповідно до законодавства округ зобов’язаний відповідати на запити заявників і працівників щодо перевірки даних агентства, що повідомляє про споживачів, протягом п’яти (5) днів після отримання запиту.

D. Перевірка попереднього досвіду, освіти та рекомендацій заявника: 

1. Перш ніж запропонувати заявнику роботу, менеджер з найму може перевірити досвід та освіту, заявлені заявником. Протягом цього часу менеджер з найму також може зв’язатися з особистими чи професійними рекомендаціями заявника. Будь-яку з цих перевірок можна здійснити через систему відстеження кандидатів відділу кадрів або через постачальника перевірки репутації, обраного відділом кадрів.

E. Медична інформація:

1. Медичну інформацію можна запитувати лише після того, як заявнику буде надано умовну пропозицію працевлаштування або заявник висловить потребу в розумному пристосуванні. Запитувана інформація має відповідати здатності заявника виконувати основні функції роботи та відповідати діловим потребам. Якщо заявник просить прийнятне пристосування, менеджер з найму повинен зв’язатися з адміністратором відділу кадрів.
2. Медична інформація, отримана про заявника, зберігатиметься окремо від інших записів і буде конфіденційною.

F. Тестування на наркотики:

1. Усі кандидати, відібрані для роботи на роботах, які регулюються Міністерством транспорту, вимагаються джерелом фінансування, включаючи федеральні чи інші гранти, правоохоронними органами та кримінальним правосуддям, повинні будуть пройти перевірку на наркотики перед прийомом на роботу. Усі пропозиції працевлаштування на ці роботи залежать від задовільного результату тестування. Умовну пропозицію працевлаштування буде відкликано для будь-якого заявника, який має невід’ємний або позитивний результат тесту відповідно до вимог законодавства Політики щодо кадрів, Розділ IV, Робоче місце без наркотиків та алкоголю (посилання A).
2. Незважаючи на розділ F(1), будь-яка обрана посадова особа може на власний розсуд вимагати перевірку на наркотики перед прийомом на роботу. Крім того, будь-яка обрана посадова особа може на свій розсуд не вимагати перевірки на наркотики перед прийомом на роботу після пропозиції, за винятком того, що за будь-яких обставин роботи, які регулюються Міністерством транспорту або вимагаються джерелом фінансування, повинні проходити перед прийомом на роботу після пропозиції. ліки. екран. Виборні посадові особи, які перед працевлаштуванням потребують перевірки на наявність наркотичних речовин, перераховані в Додатку C (Додаток 5).
3. Кандидати, які відмовляються або не проходять тестування у початково заплановану дату, не розглядатимуться надалі для працевлаштування, окрім випадків, коли це схвалено директором з кадрів або уповноваженою особою.
4. Вакансії для вакансій, які вимагають тестування на наркотики, включатимуть заяву про те, що обов’язковий тест на наркотики.

IX. РЕЄСТРАЦІЯ НА БОНУСИ:

Менеджери з найму можуть пропонувати бонуси кандидатам, які важко заповнити, або за інших особливих обставин, якщо це схвалено керівником округу. Менеджери з найму, які бажають запропонувати такий бонус, повинні спочатку отримати схвалення свого керівника, а потім проконсультуватися з генеральним спеціалістом з кадрів, перш ніж подавати запит керівнику округу (додаток 3).

____________________________    
Крістін Стівенс    
Голова Pro-Tem, Рада комісарів округу    
(Схвалено BCC – Порядок денний погодження – 06)    
(Підпис на оригіналі, поданому в діловодстві)

Поширення:    
Усі окружні департаменти та виборні посадові особи    
Інструкція з SOP з управління записами (оригінал)

CK/jw

ДАТА: 25 червня 2024 року

ПЕРІОД ДІЇ: До заміни

ГРАФІК ПЕРЕГЛЯДУ: кожні два роки в червні або за потреби

СКАСУВАННЯ: набір персоналу, подання заявок і прийом на роботу; 16 березня 2021 р

КОРПУС(И):

1.  Форма подяки працівника з обмеженим терміном – LCHR-84    
2.  Підтвердження відповідності вимогам до працевлаштування – форма I-9     
3.  Відмова від найму - LCHR-68    
4.  Відмова від тимчасового призначення, LCHR-69  
5.  Додаток С

ПОСИЛАННЯ(І):

A. Політика та процедури щодо кадрів 331.4.25, Юридична відповідність    
B.  Закони про рівні можливості працевлаштування (EEO).    
C.  Закон про імміграційну реформу та контроль 1986 року    
D.  Закон про справедливу кредитну звітність (FCRA), 15 USC § 1681    
E.  Політика округу Ларімер BCC P# 15A; Кадрова політика департаменту шерифа    
F.  Керівна політика: Політика 3.2 – Поводження з персоналом    
G. Адміністративна політика та процедури 351.4/Програма збереження записів    
H. Менеджери з найму Форма подання пакету інтерв'ю  
I.  Гнучко укомплектовані посади