331.5 - Компенсація

МЕТА: Ця Політика має на меті описати, як Округ здійснюватиме адміністрування компенсацій та пов’язані з цим питання (посилання G).

ОБЛАСТЬ: Ця Політика та Процедура поширюються на всіх працівників округу Ларімер і працівників Офісу окружного прокурора, Восьмий судовий округ.

ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ: Керівник відділу кадрів керує цією Політикою.

ОСОБЛИВІ ВИМОГИ:

1. Підготовка переглядів ринкового плану оплати праці та плану оплати праці
2. Дотримання законів про понаднормову роботу
3. Адміністрування вимог до винагороди на основі заслуг і ступенів
4. Своєчасне надання коректних відомостей про заробітну плату

РОЗДІЛ ПЕРЕГЛЯДУ: (Значні зміни порівняно з попередньою політикою)

• Розділ II (затверджено 9)
• Розділ III, B, D.2, G.1 (затверджено 9)

ПОЛІТИКА ТА ПРОЦЕДУРА:

I. ЗАГАЛЬНА ПОЛІТИКА. Політика оплати праці округу побудована таким чином, щоб компенсувати працівникам залежно від характеру та рівня виконаної роботи, того, наскільки добре працівник виконує роботу та дотримання всіх застосовних вимог законодавства (посилання A).

Округ Ларімер прагне розподіляти компенсацію у спосіб, який є справедливим і прозорим, забезпечує рівну оплату за рівну роботу та не бере до уваги расову, етнічну приналежність, релігію, стать, стать, вік, інвалідність, сексуальну орієнтацію, гендерну ідентичність або вираження, або інші фактори, не пов'язані з продуктивністю роботи.

II. ПІДВИЩЕННЯ ЗАРПЛАТИ: підвищення заробітної плати буде надано лише за умови, що в бюджеті передбачено достатні кошти та затверджено Радою комісарів округу. 

III. ВИЗНАЧЕННЯ ОПЛАТИ

A. Діапазон оплати

1. План оплати: кожній роботі в плані оплати призначено діапазон оплати (посилання D).

a. Звичайні, обмежені та закриті призначені посади (посилання C) призначаються ринковим діапазонам.
b. Виборні посадові особи, призначені та тимчасові посади, які не охоплюються, призначаються за фіксованими діапазонами (посилання C та I).

2. Ступеневий план оплати: призначає діапазон оплати для відповідних працівників в Офісі шерифа з визначеними кроками для прогресу (посилання E).

B. Перегляд плану оплати праці: Відділ людських ресурсів щорічно переглядатиме план оплати праці та план оплати праці (посилання D і E) на предмет рівності та готуватиме рекомендації щодо компенсації, які можуть включати коригування плану оплати праці та коригування оплати праці співробітників (підвищення ринку) для Правління Затвердження комісарів округу. Рада комісарів округу затверджує бюджет, даючи бюджет.

1. Директор відділу кадрів уповноважений вносити зміни до плану оплати праці та плану оплати праці з урахуванням класифікації посад, зовнішнього ринку, державних і федеральних норм, рівності в оплаті праці та інших коригувань.

2. Особи, які приймають рішення, можуть попросити директора відділу кадрів або уповноважену особу перевірити робочі місця щодо справедливості оплати праці, подавши письмовий запит із обґрунтуванням.

C. Ставки оплати:

1. Звичайні працівники та працівники з обмеженим терміном: цим працівникам виплачується базова ставка заробітної плати в межах діапазону, встановленого для класифікації їхніх посад (посилання D і E).

2. Тимчасові працівники: цим працівникам виплачується базова ставка заробітної плати, визначена особою, яка приймає рішення.

3. Призначені працівники, на яких поширюється оплата: ці працівники отримують базову ставку заробітної плати в межах встановленого діапазону (посилання C).

4. Призначені працівники, на яких не поширюється оплата: Рада уповноважених округу встановить ставки заробітної плати для призначених осіб шляхом постанови про зарплату (посилання C).

5. Виборні посадові особи: зарплати встановлюються та регулюються державним статутом (посилання I).

D. Початкові ставки заробітної плати:

1. Штатні працівники та працівники на обмежений термін

a. План оплати

1. Особа, яка приймає рішення, може найняти працівника за ставкою оплати праці до середини діапазону класифікації посад.
2. Особа, яка приймає рішення, може запросити схвалення найняти працівника з оплатою, що перевищує середину діапазону до максимального діапазону заробітної плати для класифікації посад, надіславши додаток 5 директору з кадрів для перегляду, а потім для затвердження до керівник округу. Особі, яка приймає рішення, не потрібне схвалення для оплати праці працівника, який переходить на рівний або вищий рівень оплати праці вище середнього, якщо цей працівник уже отримує зарплату вище середнього рівня на своїй поточній роботі.

b. Поетапний план оплати

1. Особа, яка приймає рішення, може найняти працівника до третього рівня класифікації посад.
2. Особа, яка приймає рішення, може запросити схвалення на наймання нового працівника на вищому рівні, ніж третій рівень класифікації посад, надіславши додаток 5 директору відділу кадрів для перегляду, а потім для затвердження керівником округу.

2. Тимчасові працівники: Ці працівники наймаються з погодинною базовою ставкою оплати праці, визначеною особою, яка приймає рішення, з урахуванням рівної оплати за однакову роботу.

3. Призначені працівники, на яких поширюється дія: цих працівників слід наймати в межах діапазону оплати праці, призначеного для їх роботи (посилання C), відповідно до початкових ставок оплати праці (розділ III, D.1 вище).

4. Призначені працівники, на яких не поширюється оплата: особа, яка приймає рішення, вимагатиме ставки заробітної плати через постанову про заробітну плату (посилання C).

E. Дата виплати: Усі працівники отримують оплату шляхом прямого депозиту кожні два тижні.

F. Гнучко укомплектовані посади:

1. Посада вважається гнучко укомплектованою, якщо це зазначено в посадовій інструкції (посилання K).

2. Якщо працівник відповідає критеріям для просування по службі, зазначеним у посадовій інструкції, і задовільно виконує обов’язки на посаді, керівник може підвищити його по службі.

3. Опис посади Анкети не потрібні для посад із гнучким укомплектуванням персоналу.

G. Підвищення зарплати для працівників:

1. Штатні працівники та працівники на обмежений термін:

a. Підвищення заслуг у плані оплати праці: щороку працівники, які не досягли верхньої межі встановленого діапазону заробітної плати, мають право на підвищення заробітної плати за загальні оцінки «відповідає» або «перевищує очікування» до максимальної суми заробітної плати. Сума підвищення заслуг може щороку змінюватися відповідно до ухвали Ради комісарів округу. Керівник працівника повинен заповнити та надати оцінку роботи до дати оцінювання працівника (посилання H). Якщо працівник отримає оцінку «нижче очікуваної», а керівник працівника не завершить оцінювання до періоду оплати праці, що передує даті оцінювання, це може призвести до того, що працівник автоматично отримає підвищення своїх заслуг. Особи, які приймають рішення, повинні розподілити суму або відсоток, прийнятий Радою комісарів округу, між кожним відповідним працівником. Зі схвалення директора відділу кадрів особа, яка приймає рішення, може розподіляти підвищення заробітної плати в межах свого виділеного бюджету, використовуючи змінний план заслуг на основі стандартної або кращої оцінки продуктивності ТА (будь-яка комбінація) (1) внутрішньої рівності між посадами, (2) Проникнення на діапазон, (3) Інше обґрунтування, що не ґрунтується на продуктивності. Запити мають бути затверджені до початку календарного року. 

b. Поетапне підвищення зарплати: щороку працівники, які не досягли верхньої межі встановленого діапазону заробітної плати, мають право на ступеневе підвищення заробітної плати за стандартне або вище виконання обов’язків до максимального діапазону заробітної плати.

2. Тимчасові працівники: підвищення заробітної плати визначається особою, яка приймає рішення, разом з документацією.

3. Призначені працівники: щороку заробітна плата працівника переглядається та встановлюється особою, яка приймає рішення (посилання C).

4. Виборні посадові особи: зарплати встановлюються та регулюються державним статутом (посилання I).

H. Вплив різноманітних змін у сфері зайнятості:

1. Перехід до вищого діапазону оплати праці: як для плану оплати праці, так і для плану ступінчастої оплати праці (посилання D і E), коли працівника просувають по службі або перекласифікують на посаду з вищим діапазоном оплати праці, ставка оплати праці працівника коригується відповідно зі ставками початкової заробітної плати (розділ III, D.1).

2. Перехід до нижчого діапазону заробітної плати: коли працівника знижують у посаді або перекласифікують на посаду з нижчим діапазоном заробітної плати, ставка заробітної плати працівника коригується таким чином:

a. План оплати:

1. Дисциплінарне пониження: ставка заробітної плати працівника знижується та переміщується до нового діапазону заробітної плати за того самого діапазону проникнення, що й старий діапазон заробітної плати. Особа, яка приймає рішення, може вимагати від директора відділу кадрів або уповноваженої особи перевірити застосування цього розділу до конкретної дії щодо персоналу на основі бюджетних обмежень, проблем внутрішнього капіталу або якщо ця дія вимагає зниження зарплати працівника більше ніж на один раз клас або еквівалент.
2. Добровільне пониження: якщо поточна ставка заробітної плати працівника потрапляє в новий діапазон заробітної плати, працівника переводять до нової класифікації за поточною ставкою заробітної плати. Якщо поточна ставка заробітної плати працівника не входить до нового діапазону заробітної плати, ставку заробітної плати працівника буде скориговано до максимального значення нового діапазону. Особа, яка приймає рішення, може вимагати від директора відділу кадрів або уповноваженої особи перевірити застосування цього розділу до конкретної дії персоналу з огляду на бюджетні обмеження, проблеми внутрішнього капіталу та зміни зайнятості поза поточним характером роботи.
3. Перекласифікація: якщо поточна ставка заробітної плати працівника потрапляє в новий діапазон заробітної плати, працівник переходить до нової класифікації за поточною ставкою заробітної плати. Якщо поточна ставка заробітної плати працівника не входить до нового діапазону заробітної плати, ставку заробітної плати працівника буде скориговано до максимального значення нового діапазону.

b. Поетапний план оплати

1. Дисциплінарне пониження в посаді: ставка заробітної плати працівника знижується до нового діапазону заробітної плати на тому ж рівні, що й для попереднього.
2. Добровільне пониження в посаді: ставка заробітної плати працівника знижується до нового діапазону заробітної плати на відповідному етапі залежно від досвіду працівника. Особа, яка приймає рішення, може вимагати від директора відділу кадрів або уповноваженої особи перевірити застосування цього розділу до конкретної дії персоналу з огляду на бюджетні обмеження, проблеми внутрішнього капіталу та зміни зайнятості поза поточним характером роботи.
3. Перекласифікація: ставка заробітної плати працівника знижується до нового діапазону заробітної плати на відповідному етапі на основі досвіду працівника.

3. Нетитульна оплата: якщо працівник тимчасово виконує обов’язки на вищій посаді або має підвищене робоче навантаження через вакансію, спеціальний проект чи призначення, він має право на одержання позатитульної виплати. На період тимчасового відрядження заробітна плата працівника буде збільшуватися відповідно до схвалення директора з кадрів або іншої особи.

4. Підвищення в межах того самого рівня оплати праці: коли працівника переводять, рекласифікують або залучають на роботу в межах того самого рівня оплати праці, працівник має право на підвищення зарплати відповідно до Початкові ставки оплати (розділ III, D.1).

5. Коригування основної заробітної плати: базова заробітна плата працівника може бути скоригована без зміни роботи внаслідок нерівності в оплаті праці, скорочення заробітної плати (між керівником і підлеглим) або просування по службі. Особа, яка приймає рішення, може вимагати перегляду відділом кадрів щодо нерівності в назві посади та/або стиснення, подавши письмове обґрунтування. Коригування базової оплати праці затверджує директор відділу кадрів або особа, яка його уповноважує.

Крім того, до закінчення випробувального терміну працівника може бути скоригована базова оплата, якщо керівник виявить, що працівник демонструє додаткові навички, які не були відомі під час найму та які Округ використовуватиме під час роботи. Цю коригування базової зарплати має надати письмовий запит особа, яка приймає рішення, і схвалити директор відділу кадрів.

6. Незалежно від того, чи працівника понижено в посаді, підвищено, перекласифіковано чи переведено, працівник повинен відповідати мінімальним вимогам для нової посади.

IV. АВАНСИ НА ЗАРПЛАТУ: Працівник може отримати авансову виплату заробітної плати лише в сумлінних надзвичайних ситуаціях після схвалення особи, яка приймає рішення, і менеджера з нарахування заробітної плати. Запит на аванс із заробітної плати необхідно подати не пізніше дати закінчення платіжного періоду (додаток 2). Запити на аванс із заробітної плати не будуть схвалені протягом послідовних періодів виплати для одного й того самого працівника або більше двох разів на календарний рік.

V. ПОНАДОРОГА:

A. Стандартний робочий тиждень округу — з 12:00 (опівночі) четверга до 11:59 середи. Усі департаменти та офіси округу повинні використовувати стандартний робочий тиждень для всіх працівників, якщо Рада уповноважених округу спеціально не звільнила його.

B. Статус роботи як звільненої чи не звільненої визначається директором відділу кадрів або уповноваженою особою.

C. Працівники, які не звільнені від сплати податків, мають право на оплату понаднормової роботи у розмірі, що становить половину їх звичайної погодинної ставки, якщо працівник працює більше 40 годин на робочий тиждень. Оплачувана відпустка не вважається «відпрацьованим часом» для цілей розрахунку понаднормової роботи. Відповідно до федерального законодавства певні посади мають право використовувати довший період роботи для розрахунку понаднормової роботи, ніж звичайний 40-годинний робочий тиждень.

1. Понаднормова робота може проводитися лише за попереднім погодженням з керівником або уповноваженою особою; однак працівники, які не звільняються від оподаткування, повинні отримувати плату за весь відпрацьований час. Будь-який не звільнений працівник, який працює несанкціоновано понаднормово, буде оплачений за несанкціоновану понаднормову роботу, але може бути притягнутий до дисциплінарної відповідальності (посилання B).

2. Керівник або уповноважена особа може вимагати від будь-якого працівника працювати понаднормово. Керівник або супервайзер відповідає за визначення того, коли понаднормові години є найкращими для відділу, і що є справедливим розподілом понаднормових годин.

3. Якщо працівник вважає, що понаднормова робота розподіляється несправедливо або є надмірною, він може вирішити це за допомогою процесу вирішення проблеми (посилання B).

D. Звільнені працівники повинні отримувати оплату на основі заробітної плати. Це означає, що звільнені працівники будуть регулярно отримувати заздалегідь визначену суму компенсації кожного періоду оплати праці щотижня. Округ Ларімер прагне дотримуватись вимог щодо заробітної плати, що дозволяє належним чином дозволити відрахування. Якщо ви вважаєте, що з вашої зарплати були зроблені неправомірні відрахування, ви повинні негайно повідомити про це в відділ кадрів. Повідомлення про неправомірні відрахування будуть негайно розслідувані. Якщо буде встановлено, що відбулося неправомірне відрахування, вам буде негайно відшкодовано.

VI. ЧАС КОМПЕНСАЦІЇ (Comp Time):

A. Comp Time — це відпустка, яка надається замість оплати понаднормової роботи для працівників, які не звільняються від оподаткування. За кожну відпрацьовану годину відповідним працівникам, які не звільняються від сплати податків (постійним, обмеженим терміном і тимчасовим), може бути надано півтори години робочого часу.

B. Особи, які приймають рішення, можуть вирішувати, чи пропонувати робочий час працівникам у своїх відділах чи офісах.

C. Перш ніж отримати компенсаційний час, працівник повинен підписати та надати своєму керівнику Угоду про компенсаційний час (додаток 1). Особа, яка приймає рішення, може схвалити або відхилити угоду. Підписана угода має бути чинною до нарахування Comp Time. Форма угоди про компенсацію часу також може бути використана для скасування попередньої угоди або запиту на виплату.

D. Максимум нарахування:

1. Працівники можуть накопичувати залишок робочого часу до 60 годин. Особа, яка приймає рішення, або уповноважена особа може попросити схвалення директора відділу кадрів для збільшення максимального нарахування. Баланс Comp Time не може перевищувати обмеження, встановлені федеральним законом (посилання A).

2. Будь-яка понаднормова робота, яка перевищує максимальний робочий час відділу, має бути компенсована, при цьому працівник отримує півтори норми оплати за будь-які фактично відпрацьовані понаднормові години.

E. Використання накопиченого компенсаційного часу:

1. Співробітник із балансом Comp Time може подати запит на використання накопиченого Comp Time у будь-який час. Особа, яка приймає рішення, повинна задовольнити прохання працівника, якщо тільки відсутність працівника не порушить роботу відділу. Якщо особа, яка приймає рішення, відхиляє запит працівника на використання часу змагання, працівнику має бути дозволено використати запитуваний час проведення змагань протягом розумного періоду часу.

2. Особа, яка приймає рішення, може вимагати від працівників використати будь-який або весь накопичений баланс робочого часу в будь-який час.

3. Працівники можуть використовувати свій накопичений робочий час для відсутності, що відповідає FML (посилання F).

F. Оплата залишків:

1. Працівники з балансом Comp Time можуть у будь-який час вимагати оплати за всі або частину накопичених годин на балансі (додаток 1).

2. Особа, яка приймає рішення, може вирішити скасувати угоду та виплатити працівнику залишок робочого часу в будь-який час.

3. Співробітник, який звільняється з балансом Comp Time, має отримати оплату за всі накопичені години за поточною ставкою оплати праці працівника.

G. Офіс шерифа: працівникам шерифа надається відпустка відповідно до положень політики шерифа та відповідно до чинного державного та федерального законодавства.

VII. РОБОТА ЗА ВИКЛИКОМ:

A. Особи, які приймають рішення, можуть визначити, що призначення за викликом необхідні для задоволення їхніх бізнес-потреб. Директор відділу кадрів або уповноважена особа повинні переглянути та затвердити конкретні процедури виклику до їх впровадження.

Б. Чергування за викликом – це завдання, виконане особою, яка приймає рішення, або уповноваженою особою поза межами звичайного робочого графіка працівника, як правило, коли від працівника вимагається бути доступним для відповіді, з’явитися на робоче місце та розпочати роботу протягом певного часу. час. Співробітники, призначені як чергові, залишаються зобов’язаними дотримуватися всіх політик і процедур округу, політики департаменту, процедур, правил, положень і наглядових інструкцій, включаючи Політику запобігання зловживанню психоактивними речовинами (посилання J). Співробітники, які працюють за викликом, повинні бути придатними для виконання обов’язків у будь-який час і не можуть вживати алкоголь або інші заборонені речовини, які можуть вплинути на їх виконання роботи під час чергування. Час відповіді працівника на дзвінки або з’явитися на чергування буде розумним, як це визначено в політиці відділу.

VIII. ЧАС ПОДОРОЖІ

A. Час, який працівник витрачає на те, щоб йти з дому на роботу та з роботи додому, не підлягає компенсації, незалежно від того, працює працівник у фіксованому місці чи на інших робочих місцях.

B. Працівникам, які протягом робочого дня повинні їздити з робочого місця на робоче, буде оплачено час, витрачений на поїздки між робочими місцями. Віддалені працівники або їхні керівники повинні зв’язатися зі своїм спеціалістом загального профілю, щоб отримати вказівки щодо поїздок під час робочих днів.

C. Поїздка, коли працівник не вдома на ніч, оплачується робочим часом, якщо вона відбувається в звичайний робочий час працівника. Час, проведений працівником у дорозі протягом звичайного робочого часу, зараховується навіть у неробочий день, як-от субота та неділя. Час у нічному дорозі поза нормальним робочим часом працівника не вважається робочим часом. 

IX. КОМПЕНСАЦІЯ ДРУГОЇ МОВИ

Працівники, які використовують другу мову для виконання своїх службових обов’язків, можуть мати право на додаткову компенсацію відповідно до Програма компенсації за другу мову. Працівники, яким під час найму нараховують вищу базову ставку за знання мови, не мають права на додаткову компенсацію.

X. КЕРІВНИЙ ПРИНЦИП БОНУСИ/БЕЗГРОШОВІ ВИНАГОРОДИ

Округ Ларімер очікує від усіх працівників дотримання наших Керівні принципи у своїх повсякденних обов’язках і в наданні послуг громадянам округу Ларімер.

A. Грошові премії можуть нараховуватися, якщо дія чи поведінка працівника є прикладом одного чи кількох керівних принципів. Співробітників заохочують доводити до відома особи, яка приймає рішення, дії або поведінку інших співробітників, щоб можна було розглянути можливість отримання премії за Керівний принцип. За календарний рік одному працівнику може бути надано лише один грошовий бонус за керівний принцип. Грошовий бонус можна подати, заповнивши Форму запиту на грошовий бонус LCHR-46 Guiding Principle (додаток 3).

1. Грошовий бонус до 500 доларів США включно може бути розподілений на розсуд і за згодою Особи, яка приймає рішення.

2. Грошовий бонус у розмірі $501-$2500 вимагає подання та затвердження Комітету з керівних принципів. Після розгляду комітетом з керівних принципів запит буде надіслано керівнику округу для остаточного затвердження.

3. Грошовий бонус у розмірі $2501 і вище вимагає схвалення Ради комісарів округу на додаток до кроків, описаних вище.

B. Особам, які приймають рішення, рекомендується враховувати будь-які виправні чи несприятливі дії, вжиті працівником протягом попередніх дванадцяти місяців, перш ніж надавати працівнику бонус за Керівний принцип.

C. Начальники можуть вимагати схвалення від особи, яка приймає рішення, щодо безготівкового бонусу чи винагороди для працівника, наприклад подарункової картки, якщо працівник перевершив очікування щодо проекту, у виконанні своєї роботи або є прикладом одного з Керівні принципи округу, заповнивши форму LCHR-9 Non-Cash Awards Bonuss і надавши її до платіжної відомості (додаток 4). Максимальна сума безготівкового бонусу або нагороди становить 500 доларів США.

D. Усі готівкові та безготівкові бонуси чи винагороди оподатковуватимуться на чеку заробітної плати працівника відповідно до вказівок IRS.

_______________________________________
Джоді Шеддак-Макнеллі
Голова ради повітових комісарів
(Схвалено BCC – Порядок денний погодження – 09)
(Підпис на оригіналі, поданому в діловодстві)

Поширення:
Усі окружні департаменти та виборні посадові особи
Інструкція з SOP з управління записами (оригінал)

CK/jw

ДАТА: 5 вересня 2023 року

ПЕРІОД ДІЇ: До заміни

ГРАФІК ПЕРЕГЛЯДІВ: Щорічний

СКАСУВАННЯ: Політика та процедура кадрової роботи 331.5Q; 3 січня 2023 р

КОРПУСИ:

1.  Угода про компенсацію часу, LCHR-75
2.  Форма авансового платежу, LCHR-13
3.  Форма запиту на грошовий бонус із керівним принципом, LCHR-46
4.  Форма безготівкового бонусу або винагороди, LCHR-9 (02 / 24)
5.  Відмова від найму, LCHR-68

Посилання:

A.  Закон про стандарти справедливої ​​праці і нормативні акти
B. Політика та процедура щодо кадрів 331.8, Коригувальні та негативні дії, процедури розгляду скарг і процес вирішення проблем
C.  Додаток А - Призначені працівники
D.  План оплати праці округу Ларімер
E.  Поетапний план оплати праці округу Ларімер
F. Політика та процедури щодо людських ресурсів 331.6.24, Сімейні та медичні відпустки
G. Посібник із керівної політики, 3.8 - Компенсації та пільги
H. Політика та порядок роботи з кадрами 331.4, Умови працевлаштування
I.   Переглянутий статут Колорадо 30.2.102
J. Політика та порядок роботи з кадрами 331.4.25, розділ III; Відповідність законодавству (Робоче місце без наркотиків та алкоголю)
K. Гнучко укомплектовані посади